Gavetas

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inicia con el titulo: Delgado, y termina con el titulo: Fuentes.

El titulo puede ser:

1. Titulo simple: solo la letra D esta indicando el inicio de la correspondencia que contiene esa gaveta.


2. Titulo doble: las letras D-F indican el

Inicio y terminación de la correspondencia de esa gaveta.


La correspondencia también puede ser archivada en archivadores abiertos o deestantería abierta.

Archivadores abiertos


Archivador abierto muestra el espacio correcto para el manejo de las carpetas.


“GABINETES ESPECIALES PARA ARCHIVO”


Hay un archivador para guardar casi todo tipo de archivo y documento, como cheques, documentos legales, catálogos, tarjetas, cintas magnéticas, planos, microfilmes, radiografías, disquetes y huellas dactilares.


Archivador paradiscos y disquetes.


Las carpetas del archivador electrónico están ordenadas al azar. El marcar un número clave en el tablero hace que la carpeta o expediente que tiene ese número sea empujada automáticamente hacia adelante para extraerla. También existen archivadores para cintas y cintas magnéticas.


“Guías”

Las guías sonde cartón o fibra, lo suficientemente rígidas para sostenerdocumentos y flexibles para resistir y evitar que se rompan o dañen. Son la clave para que en una gaveta los documentos se puedan organizar en forma correcta porque sirven para dos fines:

1. Dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas, con el fin de facilitar la localización de documentos específicos. Por esto se dice que sirven como postes de señales para agilizar la búsqueda.


2.Sostienen los documentos dentro de la gaveta, evitando que se arqueen y proporcionan mayor visibilidad.


El número y tamaño de las guías, así como la posición de su pestaña dependen del sistema que utilice. Estas, se fabrican con las pestañas del borde superior en cortes diversos en varias posiciones, de tal manera que puedan ser adaptadas a cualquier sistema.

Las guías son un poco más grandesque las carpetas y se describen por el ancho de la pestaña. De un quinto significa que la pestaña se extiende a lo largo de una quinta parte del borde superior de la guía. De un tercio quiere decir que ocupa la tercera parte, y así sucesivamente.

Cuando una pestaña ocupa la primera parte del borde izquierdo, al estar la persona frente a la gaveta del archivador, se dice que está en primeraposición; a la tercera o cuarta pestaña, a partir de la izquierda, se le llama posición central; a la quinta pestaña se le dice quinta posición, y así hasta completar la séptima posición, que es lo usual en el archivador de tres o cuatro gavetas.


Pestañas de la primera a la cuarta Guía alfabética para estantería abierta posición con pestaña metálica



Guía con pestaña lateral para archiveroabierto Guía con pestaña metálica

Las guías están en posición escalonada cuando sus pestañas se leen de izquierda a derecha.


Guías escalonadas con corte de un quinto Guía en corte de un tercio, central posición con encabezamientos sencillos


Primera posición, corte de un quinto Guías escalonadas en corte de un

tercio con encabezamientos dobles


“Títulos o encabezamientos delas guías”


Se les llama así porque sirven para identificar los documentos archivados detrás de las guías. Algunas pestañas de guías tienen los encabezamientos impresos directamente. Otras, son de tipo soporte, de metal o de plástico dentro de las que se pueden introducir pequeñas tiras de cartulina sobre las que se imprime el título o encabezamiento.

Los títulos pueden ser: a) simples y b)dobles, lo mismo que los de los marbetes de las gavetas; además, deben ser cortos para que puedan ser leídos con rapidez. Los simples indican dónde comienza cada sección. Los documentos que se van a archivar después de un encabezamiento simple son los que comienzan con el título indicado en la guía hasta el encabezamiento del siguiente (pero sin incluirlo). El empleo de encabezamientos simples en...
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