Generalidades de la gestion documental

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FECHA: 23 De Marzo de 2011 ACITIVIDAD: 1

TEMA: Generalidades De La Administración Documental

NOMBRE: Jefferson Ramos Marulanda* Objetivos que debe perseguir la administración documental

* Planificar y manejar la organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde el inicio hasta sudestino final.
* Facilitar el acceso de los documentos a los usuarios.
* Conservar debidamente los documentos ya sea por su valor testimonial o histórico
* Depurar los documentos conel fin de conservar solo aquellos que sean absolutamente necesarios y evitar así el exceso de documentos.

* Ensayo

El papel del que debe desempeñar el administrador documental en la entidaddonde trabajo y en cualquier otra entidad ya sea pública o privada es la de, cómo su nombre lo indica, administrar los documentos en procura del beneficio de la entidad.

Para lograr unaadministración efectiva y eficiente de los documentos de esta entidad. El administrador debe contar con el conocimiento, técnicas y tecnología necesaria para crear, implementar y hacer el seguimiento necesariopara el mantenimiento y corrección del sistema de administración documental, además debe conocer el ciclo de vida de los documentos que se producen y se reciben en la entidad.

Debe velar por que encada área de la empresa los funcionarios tengan un conocimiento por lo menos básico del trato que se debe dar a los documentos, la forma de archivar y cuáles de estos deben conservarse de formatransitoria en el archivo de gestión y de esta forma se va depurando el exceso de documentos que se pueda producir ya que se reduce el trabajo en área de archivo en el momento del expurgo.

Otra de lasactividades que debe tener en cuenta el administrador documental de la empresa es la de escoger la forma de almacenar y conservar los documentos físicos y el tiempo que deben guardar basándose en las...
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