Generalidades

ACTIVIDAD: SEMANA Nº 1
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales ylos documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemascomputacionales de apoyo de la actividad administrativa

Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal, contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser registrada, se archiva y también se comunica.

FUNCIONES

* Preparación de registros e informes.
* Archivo de los registros y demás documentación.
*Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones.

Centralizacióny descentralización de la oficina o Unidad de Administración Documental.

Se puede hablar de centralización física o funcional. Es física cuando el trabajo de oficina se realiza en un solo lugar, y es funcional cuando las actividades tienen lugar en la oficina de origen y la planificación, la coordinación y el control dependen de un departamento administrativo o de un director.
Se habla dedescentralización cuando cada unidad o departamento administrativo realiza sus actividades en forma independiente no existiendo la planificación ni la coordinación a nivel general de la empresa.
Lo importante es adoptar un sistema de administración de documentos en base a la estructura orgánica y a la cantidad de unidades administrativas que conforman una estructura orgánica y a las característicaso necesidades de cada empresa o institución.
Desde el punto de vista empresarial la descentralización, tiene como objetivo el control porque es un medio que permite mantener a los funcionarios responsables cerca de las tareas operativas, posibilitando la aceleración de toma de decisiones, simplificando la comunicación, reduciendo a un mínimo los trámites y en definitiva permitiendo dirigir a losresponsables de los departamentos lo que permite delegar cierta autoridad y también responsabilidades.

Unidad de Administración documental en el Área pública.
Antiguamente la actividad de administración documental se llamaba mesa de entrada y salida, o registro trámite y archivo.
Actualmente podemos definir que la unidad de administración documental es un conjunto de técnicas, normas yprincipios que se relacionan con el tratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organización.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.
Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los
2. Documentos que se procesan.
3. Proporcionar información cierta y rápida delos documentos que tramitan.
4. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
5. Recepción y Orientación.
6. Registro y Distribución.
7. Archivo.

El nivel jerárquico de la Unidad de Administración Documental va a estar dado de acuerdo al volumen o complejidad de los asuntos que procesa. Como vemos en el cuadro la estructura tiene dos niveles que...