Gestión de costos en proyectos

Ensayo Presentado por:
Absel Márquez
José I. Rodríguez

Gestión de los Costos del Proyecto

En muchos proyectos en áreas de servicios los costos son considerados un dato al comienzo del proyecto, y en la ejecución siempre se cargan a la variable Tiempo. La Gestión de los costos del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto llegara a feliz término dentro delpresupuesto aprobado. A continuación profundizaremos en cada uno de estos procesos:
• Estimación de Costos: es definir una aproximación de los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto.
• Definición del presupuesto: es asignar el presupuesto general de costos a cada ítem individual de trabajo.
• Control de los Costos: Es controlar los cambiosal presupuesto de l proyecto.
La gestión de los costos del proyecto se enfoca en primer lugar a la administración de los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto. Sin embargo, la administración de costos del proyecto deberá considerar además el efecto de decisiones del costo del uso del producto del proyecto. Por ejemplo, limitar el número de revisionesal diseño puede reducir el costo del proyecto a cambio de un aumento en el costo operativo del cliente. Esta visión más amplia de la administración de costos del proyecto, se denomina muchas veces como costeo del ciclo de vida.
En la gestión de los costos del proyecto el director debe considerar las fuentes de información dispuestas en el levantamiento de requisitos de los interesados delproyecto, para medir de forma diferente los costos que se pueden proyectar.
Para establecer el plan de gestión de costos se deben considerar los siguientes factores:
Nivel de exactitud. Consiste en que la estimaciones del costo de las actividades se ajusten a un redondeo de datos según una precisión establecida.

Unidades de medida. Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales comolas horas o días de trabajo del personal, la semana laboral o la suma global) se definen para cada uno de los recursos.

Enlaces con los procedimientos de la organización. La estructura de desglose del trabajo establece el marco para el plan de gestión de costos, permitiendo la consistencia con los estimados de costos, los presupuestos y el control de costos

Umbrales de control. Paramonitorear el desempeño de los costos, pueden definirse umbrales de variación que establecen una cantidad acordada de variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción. Los umbrales se expresan habitualmente como un porcentaje de desviación con respecto a la línea base del plan.

Reglas para la medición del desempeño. Se establecen reglas para la medición del desempeño gracias a lagestión del valor ganado.

Formatos de los informes. Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.

Descripciones de los procesos. Se documentan las descripciones de cada uno de los tres procesos de Gestión de los Costos del Proyecto.
Existen dos entregables importantes en materia de costos en cualquier proyecto: la Línea de Base de Costos y elReporte de Desempeño de Costos. El gerente del proyecto debe producir estos dos documentos para controlar el costo del proyecto y así minimizar los costos más allá de lo presupuestado. Veamos cada uno de ellos:
Línea de Base de Costos: una vez elaborada la EDT del proyecto, además de estimar los tiempos de cada uno de sus componentes, se debe estimar su costo. La Línea de Base de Costos es laestimación monetaria de cada entregable, subentregable y paquete de trabajo dentro de la EDT, de modo que su total nos da los costos estimados de todo el proyecto. La Línea de Base de Costos es el equivalente monetario de la Línea de Base de Tiempo. En proyectos en áreas de servicios las dos son muy similares. En proyectos que contienen un gran componente de recursos materiales, las dos difieren...