Gestion de alcance

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL
(UCI)

PLANIFICACION EN ALCANCE TIEMPO Y COSTO PARA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN LA GESTION FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

PROFESOR WILLIAM ERNEST MONDOL
MODULO ALCANCE, TIEMPO Y COSTO

DORIS EBRATT CABRERA

Cartagena, Colombia
Octubre, 2010

TABLA DE CONTENIDO

Pág.
Generalidades----------------------------------------------------- 3
Acta de Constitución -------------------------------------------- 6
Descripción del Alcance -------------------------------------------- 9
EDT --------------------------------------------------------------------- 16
Cronograma ----------------------------------------------------- 17
Ruta Crítica------------------------------------------------------------ 19
Presupuesto ----------------------------------------------------------- 20
Conclusiones ----------------------------------------------------------- 22
Lecciones Aprendidas ----------------------------------------------- 24
Bibliografía -------------------------------------------------------------- 25

GENERALIDADES DEL PROYECTO

En la actualidad,la gestión financiera realiza procesos operativos apoyados en sistemas de información ya existentes en la organización, donde muchas de estas actividades pueden ser automatizadas minimizando de esta forma, la participación de recursos y permitiendo el aprovechamiento de los mismos en actividades de mayor impacto empresarial.

Estas actividades pueden ser reemplazadas total o parcialmente porherramientas de gestión de procesos, que permitan hacer un uso eficiente de los recursos y llevar con un instrumento el control de las actividades de la organización (tiempo de cumplimiento, confiabilidad de la información, etc.).

Considerando lo anterior y con el fin de cumplir con esta necesidad de la organización se desarrolla este proyecto, el cual contempla:

• Adquisición de unaherramienta que facilite la automatización de los registros contables en los procesos de gestión Financiera

• Contar con soporte de durante las etapas de diseño, normalización e implementación de los procesos considerados dentro de este proyecto.

• Contar con la capacitación técnica y de usuario requerida en este tipo de proyectos.

Visión

Automatizar los procesos operativos del Proceso deGestión financiera de la Universidad de Cartagena, con el fin de minimizar la participación del recurso humano en actividades de menor impacto para la organización y asegurar la eficiencia durante la ejecución de estos procesos.
Requerimientos

Este proyecto considera lo siguiente:
• Adquisición de una herramienta para la automatización de los procesos
• Normalización, diseño e implementaciónde los 7 procesos definidos como de mayor impacto y frecuencia, según las actividades realizadas previamente.
• Capacitación técnica y de usuario necesaria para el desarrollo de este proyecto.

Beneficios Esperados

Específicamente este proyecto permitirá lo siguiente:
• La normalización de procesos de la Gestión Financiera

• La reducción de costos dada la poca participación de recursohumano para el cumplimiento de los procesos y la satisfacción de las necesidades del empleado y/o el proveedor.

• La implementación de procesos automatizados que aseguren el cumplimiento de las políticas y procedimientos, así como la eficiencia en cada trámite generado.

• Independencia por parte del usuario para realizar algunas actividades, que le permitan no requerir de otras personas paralograrlo, así como que las personas que generan dichos trámites puedan enfocarse en otras tareas de mayor impacto empresarial y no desgastarse en procesos repetitivos y monótonos. Esta independencia del usuario le permite contar con sus trámites de una forma más rápida y eficiente, y en algunos casos hasta más segura, dado que existe más confidencialidad en los mismos.

• Optimización de los...