Gestion De Aprovisionamiento Tema 2

TEMA 2. EL PROCESO DE COMPRAS
1. INTRODUCCIÓN
2. PROCESO DE COMPRA
2.1. TIPOS DE COMPRAS
3. LA PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS
4. ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES
5. SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTOS
6. CALCULO DE PRESUPUESTOS

1. INTRODUCCIÓN
La compra es un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Antes de gestionar la compra,tenemos que estudiar el mercado, localizar las fuentes de aprovisionamiento, conocer las características técnicas y de calidad, precios de referencia de los productos y materiales que necesitamos adquirir o de los servicios que tenemos que contratar.
Con una buena gestión se consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, entiempo y cantidad, y obtener beneficios directos pues la gestión de lascompras es decisiva para que la empresa tenga éxito o fracaso.
En esta unidad estudiaremos el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y su evaluación para adquirir el producto más idóneo en cada momento.
2. EL PROCESO DE COMPRA
Las palabras clave del aprovisionamiento son “coste”, “calidad” y “plazos”; por eso, cuando la empresa necesita adquirir bienes o servicios tiene que darlos pasos necesarios para encontrar los proveedores que fabrican o venden los materiales y debe hacer un estudio de las ofertas recibidas, seleccionar al proveedor, negociar la compra, etc.
El proceso de compra consta de las siguientes fases:
1. Planificación de la compra: consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades. De esta forma puede informarse sobre los productosexistentes en el mercado y estar preparado antes de que surja la necesidad.
2. Análisis de las necesidades: Las compras, generalmente, se centralizan en el departamento de compras o aprovisionamiento. Éste recibe de los distintos usuarios internos (fabricación, almacén, ventas…) los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
3. Solicitudde ofertas y presupuestos: Cuando se trata de una compra de alto coste o se adquiere por primera vez un producto, la solicitud de ofertas y presupuestos es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
4. Evolución de las ofertas recibidas: una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Para que laevaluación resulte más fiable, evitaremos solicitar un número excesivo de ofertas o hacer una preselección, descartando aquellas ofertas que incluyan condiciones inadmisibles para los objetivos de la empresa.
5. Selección del proveedor: los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará elproducto.
6. Negociación de las condiciones: durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables, como la cantidad mínima y máxima de venta establecida por el proveedor, la forma de pago, el embalaje, la fecha de entrega, el servicio, las reposiciones, etc.
7. Solicitud de pedido: cuando el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo debenformalizar un documento que comprometa a ambas partes. Este documento puede ser un contrato de compraventa o un pedido en firme.
8. Seguimiento del pedido y de los acuerdos: el seguimiento se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se ha suministrado a tiempo. También debemos comprobar que elproveedor mantiene las condiciones pactadas o los acuerdos que figuran en el documento respecto a reposición de suministro, precios y plazos de cobro, etc.
No obstante, al desarrollar cada una de las fases comprobaremos que el ciclo de la compra no tiene el mismo tratamiento en todas las empresas y en algunas compras no se cumplen todas las fases.
El proceso puede variar de una empresa a otra...