Gestion De Compras A&B

Gestión de compras en el área de A&B


Para el abastecimiento de esta área se tiene una persona encargada de las compras.
Su trabajo se basa en una rutina diaria que inicia antes de la preparación de alimentos, ya que es primordial que la compra de alimentos sea del momento para asegurar el máximo de calidad y frescura.

IMPORTANCIA


• Al tener al mejor proveedor nosaseguramos tener la mejor calidad en los productos así también el menor precio posible en el momento oportuno.


• La gestión de compras son parte vital para el área de A&B ya que un mal manejo de estas puede afectar directamente a las utilidades de la empresa.




PRINCIPALES PROCESOS DE LA GESTION DE COMPRAS




1. DESARROLLO DE PROVEEDORES

Cuando se trate de productosnuevos, se debe justificar la compra en la "Solicitud de compra" o "Solicitud de servicio" y se adjunta la información necesaria sustentada.



• ENVIO DE SOLICITUD DE LA COTIZACION

El Asistente de Compras / Jefe de Compras envía la "Solicitud de cotización" de productos o servicios a los proveedores seleccionados o calificados.



• ANALISIS DE LAS COTIZACIONESEl Asistente de Compras realiza el análisis de las cotizaciones, en términos de precio, marca, garantía, tiempos de entrega, especificaciones y la consigna en el registro "Cuadro comparativo".
En algunos casos el número de cotizaciones puede ser menor a tres, dependiendo de la naturaleza del producto o servicio o la disponibilidad de proveedores.
Se procede a realizar cuadros comparativos loscuales nos van a servir para evaluar los precios y escoger el mejor. Es un instrumento de negociación porque se realizan acuerdos con los proveedores para que haya alguna rebaja de precios mínima dependiendo del cliente y del vendedor.



2. GENERACION DE ORDEN DE COMPRA / SERVICIO

Tomada la decisión de compra la empresa que haya ganado en precios se le hará la orden de compra. Lasórdenes de compra se realizan mediante un sistema nuevo adquirido por el hotel que se llama Datcorp que es un software especializado en este tipo de manejos de almacenes, stocks, órdenes de compra y más.




- Las órdenes de compra tienen como campos a llenar los siguiente:




▪ Fecha de entrega

▪ Nombre de la empresa

▪ Nombre de la persona que va dirigida la OC

▪Pedido para que área es

▪ Numero de solicitud de compra

▪ Observaciones

Pedido para cuantos meses

Entregas bimensuales, parciales, totales o por partes. (Se especifica)

▪ Forma de pago (contado contra entrega, factura a 15, 30 y 45 días, cheques, letras, 50% adelanto y 50% contra entrega, entre otros)

▪ El ítem es jalado con la solicitud decompra

▪ Cantidad aparece automáticamente

▪ El precio es ingresado sin IGV. Automáticamente el sistema ya está diseñado para que el IGV aparezca solo al final de la orden.



De acuerdo al análisis realizado, el Asistente de Compras genera la "Orden de compra" u "Orden de servicio", debe adjuntar la "Solicitud de compra" u "Solicitud de servicio", el "Cuadro comparativo" firmadopor el Asistente de Compras, las cotizaciones de los proveedores y alguna documentación necesaria como sustentos, justificaciones y aprobaciones extras (cuando aplica). La documentación se entrega al Jefe de Compras el último día hábil de la semana, para su verificación, de ser conforme, debe firmar en la Orden de compra u Orden de servicio para que proceda.

En el caso de presentarse algunaobservación, el Asistente de Compras tiene máximo 12 (doce) horas para levantar dicha observación.



El Asistente de Compras entrega al Jefe de Compras en registro "Control de requerimientos", el primer día hábil de la semana.

Las ordenes de compras u órdenes de servicio se agrupan por cada sub familia y se registran en la "Ficha de control del presupuesto por sub familia". Se debe...