Gestion De Documentos

GESTION DE DOCUMENTOS

Archivo de documentos. La organización moderna


Autor: Ismeria Oca
Curso: 7,20/10 (5 opiniones) |76696 alumnos|Fecha publicación: 15/10/2008
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Capítulo 6:
Archivo. Sistemas fundamentales de clasificación
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Sistemas de clasificación. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base detoda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.

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Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones,razón por la cual esuno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).

Sistemanumérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otroelemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos yno es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso ynunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa....