Gestion De Proyectos Kickoff

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Gestión De Proyectos Reunión De Kickoff
1. La reunión de Kickoff
Curso de Dirección de Proyectos
2. Introducción
* El kickoff escomo un baile de presentación en sociedad ó como una primera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo
* Hay que establecer un clima de confianza
* Debemos manejar toda lainformación disponible
* Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los posibles riesgos
* Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientes del impacto quecausaremos
* Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos permitan derribar los muros de la resistencia al cambio
* Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y a losparticipantes, haciéndoles ver la importancia de su labor
3. Antes del kick-off
* Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes, planificación, actas reunionescomerciales, etc) Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo.
* Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativas del cliente, información útil, quién es quién, tonorequerido –formal/informal-, etc.) Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.)
* Convocar el kick-off con una semana de antelación al menos. Conocer a quién se convoca, papel de cadauno. Elegir el día y hora convenientemente.
* Estudiar la planificación, el alcance, el equipo: identificando posibles riesgos, internos ó externos, y preparar una estrategia antes de ir a lareunión
4. Cómo prepararse
* Hay que preparar la documentación en formato ejecutivo, que incluya la información relevante que debamos discutir y mostrar
* Trabajarla lo máximo posible conel responsable del proyecto del cliente
* Preparar el material y el entorno (salas, proyectores, muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas, tarjetas, etc.)
* Confirmar con el...