Gestion documental

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CONCEPTO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

LEONEL PERDOMO ORTIZ

GESTION DOCUMENTAL

INTRODUCCION

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas yprácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que yano sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

DESARROLLO DE LA GESTION DOCUMENTAL
Durante siglos, la gestióndocumental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores,cajas y estanterías, y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas. Más recientemente se fueron sumandoa ellos los informáticos, Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición delos procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y muerenen formato electrónico.

FUNCIONES

• Control
• Mantenimiento
• Almacenamiento
• Descarte de documentos
• Recuperación de información

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