Gestion documental

ORGANIZANDO UN GRAN ARCHIVO
L

a gestión documental a través del tiempo ha cambiado la forma de administrar el flujo de información, pero aun así no ha perdido las normas generales, que rigen hoyen día la representación de organizar los datos solo cambia en donde, ha cambiado de un archivo a una computadora, en la cual se usa los SI sistemas de información o bases de datos que han datosfacilidad y agilidad en la búsqueda he introducción de datos nuevo, a la vez se mantiene actualizada.

En la empresa Choco – Cream se tiene un administrador de documentos principal y una asistente osecretaria la cual soy yo, a diario recopilo las planillas de ventas del día anterior, al recibir estos datos se deja constancia en un libro la fecha, hora y responsable que entrega, luego eladministrador registra en una base de datos las salidas y los insumos que salieron, entraron y realimentaron a cada uno de los puntos de venta; así se mantiene las bases de datos actualizadas y un inventario aldía, paralelamente las organizo en un archivador.

Así mismo se realiza a final de mes, se tiene la bese de datos que se compara con un reconteo en cada uno de los puntos de venta sobre los insumosque hay, se compara los documentos del archivo con los datos de las bases de datos para así saber que se requiere pedir a los proveedores, e incluso se hace el trabajo de un inventario de cierre,luego de terminar el trabajo de mirar las existencias y faltantes, se realiza la contabilidad para saber las ganancias del mes, y gastos a los cuales se les aporta el pago de salario a los 34 empleadosque laboran allí, teniendo un registro de pago de seguridad social, salud, pensión y demás prestaciones.

Finalmente se hace entrega de las bases de datos registros y documentos que comprueban cadauno de los movimientos que se realizaron, dando paso a una revisión por el propietario del negocio.

En resumen, he presentado las generalidades y actividades que debo realizar durante un mes en mi...