Gestion documental

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Muchas empresas se encuentran desbordadas a la hora de gestionar su
documentación, donde el paso al mundo digital ha supuesto una gran
ayuda pero llegado el momento nos vemos en la necesidad debuscar un
sistema que nos simplifique el trabajo y sobre todo encontrar los
documentos que necesitamos. Organizar nuestra información con la
intranet permite la gestión documental en la empresa.

Laintranet podemos gestionarla de muchas manera, ya sea como una web
interna, o como la parte privada de nuestra web corporativa. Con las
debidas precauciones de seguridad no debe haber ningúnproblema. En
ella podemos ir añadiendo distinta documentación relativa a nuestra
empresa, sus procedimientos o nuestros proyectos o clientes.

Se trata en primer lugar de agrupar la información. Paraello una de
la cuestiones más útiles es la creación de los índices documentales,
de esta forma sabremos que documentación va entrando con un
determinado proyecto y en que fase del mismo estamossimplemente
consultando el índice. Es un pequeño esfuerzo de actualización al
ingresar un nuevo documento y un gran beneficio a la hora de
consultar.

Existen gestores documentales que nos puedenayudar cuando la tarea
nos ha desbordado o el volumen que maneja nuestra empresa es muy alto.
Creo que una buena organización nos puede ayudar mucho, aunque todo
tiene un techo y llegado el momento ungestor documental se puede
hacer necesario en la empresa.

¿Qué le pedimos a un gestor documental? Pues entre otras cosas
características como las distintas opciones de creación y captura dedocumentos, almacenamiento, análisis y recuperación de los mismos y
publicación de la información. Si acertamos con nuestra elección todo
ello deberá traer un ahorro de costes en trabajo administrativode su
gestión, mayor seguridad documental y control sobre el ciclo de vida
de los documentos, así como una buena gestión del conocimiento.

Gestionarlo a través de nuestra intranet o implementar...
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