Gestion documental

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  • Publicado : 31 de agosto de 2012
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Qué es la gestión documental
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La gestión documental es una de las áreas que más interés despierta en todo tipo de empresas. La promesa delahorro de costes, las mejoras en los procesos de trabajo, la agilidad… Muchas ventajas relacionadas con la adopción de un sistema de este tipo, pero ¿qué es exactamente, qué define a un sistema de gestióndocumental y qué es lo que podemos esperar de él, qué hace falta para que funcione?
Normalmente, cuando hablamos de estos sistemas lo primero que se nos viene a la cabeza es escanear documentos paradeshacernos del papel. Sin embargo esto es sólo rascar la superficie. La gestión documental, al menos la efectiva, supone adoptar otras medidas de mayor calado que la simple digitalización depapeles, medidas que afectan a cómo realizamos nuestro trabajo y a los procesos que intervienen en él. Démos un repaso a las principales áreas que debería englobar un sistema de este tipo para que se puedaconsiderar como un elemento definitorio en la modernización de nuestra compañía.
* Digitalización e indexación de documentos: la digitalización o el almacenamiento digital de cualquier documento essólo el primer paso. Cualquier sistema de este tipo debe contar con algún método de referenciación o indexación (automático o no), que nos permita luego ser capaces de encontrar la documentación quenecesitamos sin grandes esfuerzos.
* Enlace con el sistema de gestión: aunque no es un requisito imprescindible, si pensamos que la mayor parte de los documentos que manejamos en la empresa estánrelacionados de una u otra forma con su gestión (facturas, contratos, pedidos, etc.), integrar la gestión documental dentro de nuestro sistema de gestión empresarial puede suponer un gran ahorro detiempo en la catalogación de los documentos. Cada fichero estará relacionado con uno o varios datos que debemos introducir en nuestro sistema de gestión. Integrando ambos nos ahorramos duplicar el...
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