Gestion documental

INTRODUCCIÓN  
Las instituciones como sistemas de información  
Una organización administrativa formalmente estable, es a lo que se denomina institución. Tiene un espacio social, geográfico y temporal propio, es decir, existe y funciona con independencia de los interese y circunstancias particulares de quiénes las integran y su tiempo es mayor que el de cada uno de éstos. 
La organización esun sistema de funciones y como tal se comporta como un sistema de información.  En este sistema cada órgano, sección, dependencia, oficina, cargo, actúa como emisor y receptor de información hacia y desde los otros, acorde con las funciones que cumple dentro de la totalidad. 
La coherencia y eficiencia de un ente administrativo respecto a su función social y logro de sus objetivos, depende de laeficacia con la se acopia, recupera y transmite la información que produce.  Es decir de la fluidez, validez, oportunidad, rapidez y economía con que se desarrollan las operaciones de comunicación entre sus partes y entre éstas y el exterior.  
La información es intangible y transparente: en sí misma no tiene peso ni forma; para que no desaparezca una vez producida, debe registrarse en un soportematerial que le de cuerpo: papel, disco magnético, entre otros. 
Al ser registrada en un soporte la información puede ser conservada, almacenada y por consiguiente recuperada y transmitida de un emisor a uno o varios receptores, aunque emisor y receptor no compartan el mismo espacio, ni sean contemporáneos.
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     Conservación      Acumulación 
Acción Información   Registro    Recuperación
     Transmisión 
 
 
 
 
  
 
 
GESTIÓN DOCUMETAL 
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo quelos documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. 
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Estetipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales. 
Desarrollo de la gestión documental  
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyasherramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación yclasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. 
El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de...