Gestió De Tasques

De la gestió per tasques a la gestió per

1. Definició de procés
Tradicionalment les organitzacions s’han estructurat a través d’un organigrama, un conjunt de departaments on cadascun té molt ben definides les seves funcions. Però és ben cert que el treball de les organitzacions no s’articula exclusivament de manera vertical.  En aquest sentit, la gestió per processos permet donar una lecturahoritzontal a les organitzacions: primer es fa una activitat, després una altra i una altra fins a completar el producte o servei desitjat. Aquesta seqüència d’activitats s’anomena procés.
En aquest sentit, doncs, hauríem d’entendre tot procés com aquella seqüència d’activitats ordenades i realitzades sistemàticament, amb un objectiu i uns clients que converteixen unes entrades en sortides totafegint-hi un valor -mitjançant l’ús de recursos (humans, materials o informació) i seguint unes guies internes o externes (normativa, criteris, orientacions, assessorament i controls).
En tota organització hi ha tres elements que estan estretament relacionats i que cal tractar integradament per conèixer bé els processos:
persona – procés – persona
Unes persones (empleats–proveïdors) duen aterme una sèrie d’activitats (processos) per a una altra sèrie de persones que en reben els resultants (persones–clients).
Per exemple, l’equip d’un departament (persones–proveïdors) analitza el grau de compliment dels objectius de l’àrea (procés) per facilitar-ne informació al claustre i a l’equip directiu (persones–client intern).
L’enfocament a processos és un dels principis de la qualitat, querecullen tant la norma ISO 9001:2000 com el model EFQM. Així doncs, la identificació, el control, la mesura i la millora dels processos és un dels aspectes més importants d’un sistema de qualitat.
 
2. Identificació d'un procés
La identificació de processos consisteix a saber com estem treballant: quines són les activitats que componen el procés, en quin ordre es produeixen i qui les realitza.Si ens demanen que elaborem una llista de les activitats que es fan a la nostra organització, de ben segur que ens sortirà una llista ben llarga (difusió de les activitats educatives, inscripció, suport als alumnes, compres, manteniment, relació amb empreses, atenció telefònica, etc.).
Entre les activitats d’un procés ens adonarem que n’hi ha de més àmplies que d’altres (per exemple, realitzaractivitats educatives és un procés molt ampli; en canvi, l’atenció telefònica és una activitat ben concreta que afectarà molts processos diferents). Tots dos són processos, però el primer té un abast més gran; així doncs, direm que és un procés de nivell superior.
La segona conclusió deriva de la primera: és fàcil adonar-se que un procés està compost per subprocessos, i aquests subprocessos peraltres subprocessos, i així fins que vulguem.
3. Descripció d'un procés
Per conèixer un procés no n’hi ha prou amb la identificació dels subprocessos que el formen, sinó que cal analitzar quines en són les principals característiques. La majoria d’aquestes característiques queden recollides en la mateixa definició del procés: sortides, entrades, recursos, guies, client, objectiu, etc.
 
Objectiud'un procés
Per què realitzem aquesta activitat? Dins una organització hi ha molts processos, però tots han de tenir un objectiu comú: aportar valor a l’organització, ajudar a realitzar la missió, millorar la satisfacció dels nostres clients. És clar, doncs, que el primer que cal identificar d’un procés és el seu objectiu i de quina manera encaixa dins els objectius generals de la nostraorganització.
En totes les organitzacions es poden trobar processos que no hi aporten cap valor («sempre ho hem fet així, és un hàbit molt arrelat, hi ha coses que no es poden canviar») i que, segurament, es podrien suprimir. En aquests casos, l’objectiu del procés no és sinèrgic amb la resta de l’organització.
 
Abast d'un procés
Tot procés té un inici i un final que es repeteixen quan torna a...