Guia de manual de procedimientos

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GUÍA DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

México D.F. a 28 de Julio de 2010

GUIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El contenido de la guía comprende el objetivo y las políticas para la elaboración del manual así como la metodología para desarrollar cada uno de sus apartados y los lineamientos para su actualización, presentación y aprobación.

El manual deprocedimientos, como instrumento administrativo que apoya el que hacer institucional, están considerado como elementos fundamental para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para facilitar la adecuada relación entre las distintas áreas de una empresa.

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participación del personalque tienen la responsabilidad de realizar dichas actividades.

O B J E T I V O

El objetivo fundamental de esta guía consiste en señalar las bases para la elaboración, presentación y actualización de los manuales de procedimientos, unificando criterios de contenido que permitan la realización de las funciones de dirección, coordinación y evaluación administrativa a través dela sistematización de las actividades, la identificación de los procesos y la definición del método para efectuarlas.

Proporcionar un instrumento técnico-administrativo que norme la elaboración de los manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentación que permita optimizar el cumplimiento de las actividades de la organización y el funcionamiento de las unidades detrabajo, con la adopción y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta guía, se facilitara la elaboración de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas técnicas que permitan, a quienes laboran el conocimiento a mayor profundidad del funcionamiento de dichas actividades.

Para analizar la información recabada, es conveniente responder los cuestionamientosfundamentales que se mencionan a continuación:
¿Qué trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que se obtienen de éstas.
¿Quién lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como individuos o como grupos, para la realización del trabajo.
¿Cómo se hace?
Se refiere a la secuencia deactividades que se realizan para cumplir con un trabajo o servicio determinado.
¿Cuándo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
¿Dónde se hace?
Se refiere a la ubicación geográfica y al domicilio de las oficinas.
¿Por qué se hace?
Busca la justificación de la existencia de ese trabajo ode su procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
La descripción de cualquier procedimiento deberá hacerse “a detalle”, sin ignorar elementos que posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e implique la realización de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en función.
La contestación a estoscuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el análisis de la información por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigación a:
• La distribución que se hace de los documentos.
• El tipo de registros empleados.
• Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).
• Las probables causas de demora.
• Los formatoso cédulas que se utilizan, su contenido, así como que parte o partes de las mismas se llenan y en qué área lo hacen.
• Las claves de los formatos, cédulas u otros.
• La determinación que se requiere.
• Las firmas o autorizaciones necesarias.
Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las actividades.

Análisis del Procedimiento
Una vez que todas...
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