Guia Egel Informatica

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PARTE TRES • TEORÍA Y METODOLOGÍAS DE SISTEMAS

4 a fase de análisis
Una vez completada la planificación y establecido el mecanismo de control, el equipo de proyecto pasa al análisis del sistema existente. El análisis de sistemas es el estudio de un sistema existente con el propósito de diseñar un sistema nuevo o mejorado. Durante la fase de análisis, el analista de sistemas siguetrabajando con el gerente, y el comité director de M I S interviene en puntos cruciales, como se muestra en la figura 8.4.

1. Anunciar el estudio de sistemas
Cuando una c o m p a ñ í a implementa una nueva aplicación de computadora, la gerencia toma medidas para asegurar la cooperación de los empleados. Una preocupación inicial son los temores de los empleados respecto a la forma como lacomputadora podría afectar su trabajo. La mejor forma de combatir estos temores es comunicar a los empleados (1) las razones que tiene la c o m p a ñ í a para iniciar el proyecto y (2) los beneficios que el nuevo sistema acarreará tanto para la c o m p a ñ í a como para los empleados. La gerencia puede reunirse con los empleados en sesiones individuales o de grupo y puede usar material escrito comomemorandos y boletines de la c o m p a ñ í a para anunciar el estudio. En el caso de compañías cuyas operaciones están dispersas, los anuncios también pueden hacerse mediante videocintas.

2. Organizar el equipo de proyecto
Se reúne el equipo de proyecto que realizará el estudio de sistema. Muchas compañías tienen como política nombrar a un usuario, no a un especialista en información, como jefe delproyecto. Es crucial para el éxito del proyecto que los usuarios desempeñen papeles activos, no pasivos.

FIGURA 8.4
La fase de análisis

Comité director de MIS

Gerente

nalista de sistemas

Preparar la propuesta de diseño

CAPÍTULO 8 • METODOLOGÍAS DEL CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS

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3. Definir las necesidades de información
Los analistas se enteran de las necesidadesde información de los usuarios realizando diversas actividades de recolección de información, que incluyen entrevistas personales, observaciones, búsquedas de archivo y encuestas. De todos estos métodos, la entrevista personal es la preferida, por las razones siguientes:: • I Ofrece la oportunidad de tener comunicación en ambas direcciones y de observar el lenguaje corporal. Estimula entusiasmo porel proyecto de parte tanto de los usuarios como de los especialistas en información. Establece un vínculo de confianza mutua entre los usuarios y los especialistas en información. Proporciona a los participantes en el proyecto la oportunidad de expresar diferentes opiniones, incluso opuestas.

• •

Éste es el punto del SLC en el que el analista reúne la d o c u m e n t a c i ó n del sistemaexistente. El analista revisa la d o c u m e n t a c i ó n que se haya preparado cuando se creó el sistema actual y añade d o c u m e n t a c i ó n nueva si es necesario. La d o c u m e n t a c i ó n incluye diagramas de flujo, diagramas de flujo de datos y otras descripciones gráficas y narrativas de procesos y datos. A menudo se usa el término diccionario de proyecto para describir toda ladocumentación que define un sistema. La tendencia es mantener el diccionario del proyecto en forma electrónica, no en papel.

4. Definir los criterios de desempeño del sistema
Una vez definidas las necesidades de información del gerente, ya es posible especificar en términos exactos q u é es lo que debe lograr el sistema: los criterios de d e s e m p e ñ o . Por ejemplo, un gerente de mercadotecniaque necesita un informe mensual de gastos puede insistir en los criterios de desempeño siguientes: I • • El informe debe prepararse tanto en forma impresa como en pantalla. El informe debe estar listo no más de tres días después de fin de mes. El informe debe comparar los ingresos y gastos reales y presupuestados, tanto para el mes inmediato anterior como para el a ñ o a la fecha. Desde luego,...