Guia implementacion pgd

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DOCUMENTO DE TRABAJO agn

ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 3

1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 3
1.1.1 NOTA INTERNA 3
1.1.2. MEMORANDO 6
1.1.3. CIRCULAR 9
1.1.4 ACTA 13
1.1.5. CARTAS 19
1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD 22
1.3. DIRECTRICES GENERALESPARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 22
1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS 22
1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS 22
1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN 22
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES 23
1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL 23
1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE 23
1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN 24

ANEXO 2.RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 25

2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN 25
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) 25
2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS 25
2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS 25
2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA 25
2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 25
2.7 DIRECTRIZ DEDISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS 26
2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS 28
2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO 28

ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 29

3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD 29
3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD 30
3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOSRESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 30
3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 30
3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 32
3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO 32
3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 32
3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD 33

ANEXO 4.FOLIACIÓN 34

ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN 37

5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS 37
5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS 37
5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS 37

ANEXO 6. INVENTARIO 38

ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 40

7.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 40
7.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 41

ANEXO 8. INSTRUMENTOS DE CONSULTA 42ANEXO 9. APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 43

ANEXO 10. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS 44

10.1 ACCESO Y REQUISITOS PARA LA CONSULTA 44
10.2. SERVICIOS DE ARCHIVO 46

ANEXO 11. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN 48

11.1 ÁREAS LOCATIVAS, EQUIPO Y MOBILIARIO, UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO 48
11.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN 55

ANEXO 12. SISTEMA INTEGRADODE CONSERVACIÓN 57

ANEXO 13. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 69

13.1 CONSERVACIÓN TOTAL 69
13.2 ELIMINACIÓN 69
13.3 SELECCIÓN 70
13.4 MICROFILMACIÓN 71
Ventajas de la microfilmación 72
Desventajas de la microfilmación 72
Ventajas de la digitalización 74
Desventajas de digitalización 74
Sistemas híbridos 74

ANEXO 14. ELEMENTOS ACONSIDERAR EN EL DISEÑO DE UNA ENCUESTA-ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD EN UNA ENTIDAD 75

ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

NOTA ACLARATORIA: Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados por el Archivo General de la Nación. La entidad correspondiente deberá adaptar el logotipo, nombre de la entidad, firmas autorizadas etc. a su particularidad. (Estos formatos fuerondiseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, vigente a 29 de junio de 2005.

1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)

1.1.1 NOTA INTERNA

|[pic] NOTA INTERNA |
|No. 001 |
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