Guia para elaborar manual de organizacion

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización; es un instrumento normativo – administrativo y de información técnica que expone con detalle la estructura organizacional de una empresa u organismo, señala las áreas o departamentos que la componen y las relaciones de coordinación y comunicación que se dan ente ellas, enuncia sus funciones, así como la misión y los objetivos que se proponealcanzar.

Los objetivos más importantes que podemos mencionar son las siguientes:

* Presentar una visión en conjunto de los órganos administrativos que conforman a una empresa u organismo.

* Precisar las funciones encomendadas a la empresa para delimitar responsabilidades, evitar duplicidades e identificar omisiones.

* Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadasa cada órgano administrativo y propiciar la uniformidad en el trabajo.

* Fungir como medio de orientación e integración del personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la empresa.

* Ser un instrumento de orientación e información a los trabajadores que laboren en la empresa.

* Servir como instrumento normativo y de apoyo para el control, evaluación y seguimiento delos objetivos de la propia empresa.

Para la elaboración del Manual de Organización, se deberá cumplir con las siguientes normas específicas:

1. De su Elaboración:

La elaboración del Manual de Organización es responsabilidad de los Gerentes Generales o dueños de las empresas a las que se refiera y su proceso de elaboración será responsabilidad de la persona a quien designe.

2. Desu Integración:

El Manual de Organización deberá ser integrada de acuerdo a la estructura organizacional vigente, diseñada por la organización.

3. De su Revisión:

Una vez integrado el Manual, los responsables de cada dirección o departamento, deberán revisar y validar la información, concentrándola en el departamento donde se encuentra el responsable de integrarla.

4. De suAutorización

Después de que el Manual sea revisado y validado por los responsables de cada uno de los departamentos o direcciones, se deberá integrar para enviarlo al Gerente General o dueño de la empresa para su autorización.

5. De su Reproducción y Distribución:

Una vez autorizado el documento; el responsable de la información fotocopiará en dos tantos, una copia enviará al dueño de laempresa o gerente general como consulta de información y la segunda copia para su distribución a cada uno de los responsables de cada departamento o dirección que intervinieron en su elaboración; el documento original lo utilizara para su resguardo conjuntamente con los demás documentos relacionados con al empresa.

6. De su Implantación:

El departamento o dirección de recursos humanos dela empresa o en su caso, la persona designada por el gerente general; será la responsable de promover la aplicación del Manual de Organización en todas las áreas que conforman a la empresa, a través de circulares, boletines, folletos informativos, o cualquier otro medio que se considere conveniente, incluyendo la información sobre los propósitos y beneficios de la utilización del documento.7. De su Evaluación y Seguimiento:

La evaluación del Manual consistirá en comparar los resultados obtenidos, contra los objetivos del Manual de Organización establecidos, tomando en cuenta que existen una serie de factores básicos dentro de una organización que pueden ayudar o entorpecer el loro de los mismos, tales como:

* Recursos humanos, materiales y financieros necesarios.

*Concepto de modernización.

* Avances tecnológicos presentes y futuros.

* Métodos de trabajo actualizados.

* Procesos de trabajo mejorados.

Con el análisis de estos factores se podrá conocer:

* Si se alcanzaron o no los objetivos.

* Si se obtuvieron los resultados en condiciones óptimas de tiempo y costo.

* Si existen desviaciones de objetivos establecidos,...
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