Guia para elaborar manuales

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DIRECCIÓN DE PLANEAMIENTO
DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO Y MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Guatemala, Septiembre de 2011

ÍNDICE
DESCCRIPCIÓN Introducción Presentación Reseña Histórica del Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional Objetivo General de la Guía Objetivos Específicos Campo de AplicaciónCAPÍTULO I. CÓDIGO Página 3 5 6 7 7 7

1. Elementos que integran el Manual de Normas y Procedimientos 1.1. Formato de Carátula o Portada 1.2. Índice 1.3. Introducción 1.4. Antecedentes 1.5. Misión 1.6. Visión 1.7. Objetivo del Manual 1.8. Base Legal 1.9. Objetivo del Procedimiento 1.10. Desarrollo de los Procedimientos 1.11. Diagrama de Flujo 1.12. Anexos 1.13. Glosario de Siglas 1.14. Glosario deTérminos 1.15. Glosario de Símbolos

9 9 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 12 12

CAPITULO II.

2. Lineamientos Generales Procedimientos

para

elaborar

Manuales

de

Normas

y

14

2.1 Normas Generales del Manual 2.2 Normas Específicas 2.2.1 Marco Jurídico o Reglamentario 2.2.2 Trabajo Participativo 2.2.3 Formularios Específicos para elaborar el Manual 2.2.4 Elaboración delManual de Normas y Procedimientos 2.2.5 Elaboración de Procedimientos 2.2.5.1 Objetivo del Procedimiento 2.2.5.2 Marco de Aplicación 2.2.5.3 Normas Específicas del Proceso
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14 16 16 17 17 18 18 19 20 20 1

2.2.6 2.2.7 2.2.8 2.2.9 2.2.10 2.2.112.2.12

2.2.5.4 Proceso Análisis de los Procedimientos Diagrama de Flujo Anexos Revisión Autorización de Manuales Implementación Seguimiento y Evaluación

20 21 22 23 23 23 24 24

ANEXOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Formato de Portada o Carátula Glosario de Siglas Glosario de Términos Glosario de Símbolos Verbos en Infinitivo Verbos en tercera persona 26 27 28 29 30 31

ACUERDO MINISTERIAL 231-2011Aprobación Guía para elaborar los Manuales de Normas y Procedimientos del Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, -MAGA-

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INTRODUCCIÓN

La Dirección e Planeamiento fue creada dentro de la nueva estructura delMinisterio de Agricultura, Ganadería y Alimentación -MAGA- por medio de Acuerdo Gubernativo No. 338-2010 y dentro de sus actividades, tiene el fortalecimiento y modernización institucional; es por ello, que para apoyar estas actividades, la Dirección de Planeamiento instruyó al Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional para verificar y establecer las bases para la elaboración deManuales de Normas y Procedimientos de acuerdo a la nueva estructura.

En este contexto, el Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional tiene entre sus funciones proporcionar asesoría a las dependencias que conforman el Ministerio, sobre aspectos metodológicos y técnicos para elaborar estos Manuales de manera uniforme; para la elaboración se presenta la guía técnica, conformadade dos capítulos y anexos.

Para ello, establecen generalidades, antecedentes, objetivos y alcances que se pretenden cumplir con el establecimiento de Manuales de Normas y Procedimientos para la institución. El primer capitulo: “Elementos que Integran el Manual de Normas y Procedimientos” indica el orden secuencial en que se debe conformar esta herramienta administrativa, proporcionando unabreve descripción de las partes que lo conforman. El segundo capítulo “Lineamientos Generales para Elaborar Manuales de Normas y Procedimientos”, contiene la parte medular de la guía; la cual consiste en brindar los lineamientos para que el analista del Departamento de Fortalecimiento y Modernización Institucional tome en cuenta para elaborar Manuales de Normas y

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