Guia para organizacion y montaje de eventos

Guía para organizar un evento
La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones,cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

1 año antes del evento

• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Audiencia meta (conseguir bases dedatos por medio de cámaras o asociaciones, sección amarilla, etc.)
• Realizar reuniones con posibles organizadores de eventos, para su elección; ya teniendo un experto, entonces:
• Realizar planpreliminar
• Establecer el presupuesto
• Seleccionar el recinto

9 meses antes del evento

• Establecer comités responsables
• Elaborar programa de conferencias
• Elaborar programa social o deacompañantes
• Bloquear y negociar habitaciones de hotel (crear situación ganar-ganar)
• Buscar patrocinadores
• Definir la imagen para la promoción del evento
• Realizar la estrategia de promoción parael evento: correo directo, página de Internet, prensa, TV, revistas especializadas, etc.
• 1er envío de promoción a la base de datos

6 meses antes del evento

• Continuar con la promoción delevento
• Identificar y cotizar proveedores: equipo audiovisual, registro, edecanes, etc.
• Presentación del evento a medios de comunicación
• Presentaciones del evento a patrocinadores
• Confirmarconferencistas
• Iniciar cierre de venta de stands
• Verificar presupuesto del evento
• Elaborar plan de transporte y hospedaje
• Revisar el programa académico preliminar en base a confirmacionesde ponentes
• 2do envío de información a la base de datos (en caso de haber nueva)
• Inicio de pre-registro

3 meses antes del evento

• Revisar la logística del evento
• 3er envío deinformación a la base de datos (en caso de haber nueva)
• Redefinir necesidades y ajustar presupuesto
• Monitorear registro
• Impresión de programa académico definitivo
• Planeación y programación del...