Guia

LICEO JORGE ALESSANDRI RODRÍGUEZ SECRETARIADO Y RELACIONES PÚBLICAS NÍVEL: NM3 Y NM4

PROFESORES: CLAUDIA VILLARROEL, ZOILA FLORES, ELIZABETH SANDÓN Y PEDRO DONOSO DEPARTAMENTO DE SECRETARIADO

Unidad 2 Organización de Reuniones y Eventos Corporativos
Nombre: __________________________________________ Curso: ____ Grupo: _______ Fecha: ___________
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Aprendizaje Esperado: Organizareuniones, eventos corporativos de relaciones públicas, aplicando las normas de protocolo y cumpliendo los objetivos establecidos por la empresa.

GUÍA DE TRABAJO N° 1

ORGANIZACION DE REUNIONES Y EVENTOS CORPORATIVOS
Juntas, reuniones y conferencias: Las reuniones forman una parte esencial de la vida comercial e institucional. Las investigaciones han demostrado que más del 50% del tiempo de losdirectivos se emplea en algún tipo de reunión. El costo que supone este tipo de funciones es bastante alto, no sólo a nivel de los ejecutivos, sino que hay que tener en cuenta también el costo administrativo, es decir, la elaboración de papeles y documentos, así como su distribución y el costo que supone el soporte secretarial de los actos. Está claro, entonces, que es esencial que el gasto de tiempoy esfuerzo quede justificado por los resultados positivos. Con frecuencia la secretaria tiene entre sus funciones la planificación y organización de reuniones, que resultan de las actividades normales de la oficina, con funcionarios de la misma empresa o con personal externo, normalmente clientes o proveedores. Estas reuniones pueden obedecer a un plan establecido, lo que significa que se realizanperiódicamente: son éstas las reuniones ordinarias o formales. Cuando la reunión no obedece a un plan, entonces nos referimos a reuniones extraordinarias o esporádicas que se proponen un objetivo especial. Modalidades de Reuniones: Una reunión de empresa, en términos generales, sirve para que un grupo de profesionales lleve a cabo los objetivos que fueron planteados con anterioridad a suconvocatoria. Existen varias modalidades de reunión, de ahí que el rol que desempeña el secretario (a) no siempre es el mismo. La responsabilidad será mayor cuando su jefe es el encargado de citar y organizar la reunión; en caso contrario, si su jefe es un mero asistente, la función de la secretaria tendrá menor relevancia. Las reuniones se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes criterios: 1.Objetivos a alcanzar y que originan su convocatoria 2. Frecuencia con que se realizan y 3. De acuerdo a su contenido

En el cuadro que encontrarás a continuación te damos a conocer la clasificación de acuerdo a los diferentes criterios.

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Para que tengas un mayor conocimiento, te entregaremos una breve explicación sobre los tipos de reuniones: De orden informativa: Estas reuniones tiene porobjeto comunicar a sus participantes informaciones que se consideran de interés para la marcha de la entidad, y que no pueden, o no deben, ser solventadas con una simple comunicación escrita o telefónica. De orden coordinativa: En este caso, la finalidad de la reunión es la coordinación del trabajo en equipo en aras de un mejor y mayor rendimiento colectivo. Además son el foro idóneo para elintercambio de opiniones, la fórmula de alternativas y el establecimiento de las estrategias de futuro serán posteriormente aprobadas. De orden de decisión: Las reuniones de directivos suelen predecir la consecución de acuerdos y la toma de decisiones, cuya responsabilidad última es competencia de la persona (as) u órgano que se encuentra al frente de la entidad. De orden formativa: Es usual laconvocatoria de reuniones, cuya finalidad es ampliar la formación de los asistentes a ellas. Hay que tener en cuenta que el mundo empresarial y de los negocios se encuentra sometido a una competencia extraordinariamente dura, en la que sólo las organizaciones más flexibles y adaptables a los cambios sobreviven y se consolidan. Por su contenido Por último, vamos a facilitar una pequeña lista con los...