Guía De Diseño

Guía para el Diseño e Implementación de un Sistema de
Gestión de Archivos

Marzo 2011

COMISIÓN DE PROBIDAD Y TRANSPARENCIA
Secretario Ejecutivo, Felipe del Solar Agüero

ELABORACIÓN DE CONTENIDOS
Beatriz Mercado Martinic

APOYO PROCESO DE EDICIÓN
Adrián Torrealba Miranda

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CONTENIDO

PRESENTACIÓN __________________________________________ 6
INTRODUCCIÓN__________________________________________ 8
Definición de Archivo ___________________________________ 12
Archivos Administrativos y Archivos Históricos _______________ 14
Tipos de archivo y las edades de los documentos ______________ 14
1.

ESTUDIO PRELIMINAR_________________________________ 17

2.

FORMULACIÓN DE LA ESTRATEGIA _______________________ 21
2.1. Desarrollo de la Estrategia____________________________ 21

3.

ELABORACIÓN DEL DISEÑO _____________________________ 23
3.1. Política Institucional de Gestión de Archivos ______________ 25
3.2. El Sistema de Gestión de Archivos Institucional ___________ 27
3.2.1. El Ciclo de Vida de los Documentos ____________________________________ 27
3.2.2. Los componentes del Sistema de Gestión de Archivos _____________________ 28
3.2.3.Interrelación de los componentes del Sistema de Gestión de Archivos _______ 34
3.3. Análisis de Tipología Documental_______________________ 38
3.3.1. Construcción de Series Documentales __________________________________ 39
3.3.2. Selección y Valoración documental ____________________________________ 43
3.3.3. Formalización del Análisis de Tipología Documental ______________________ 47
3.4.Instrumentos técnicos archivísticos_____________________ 48
3.4.1. Cuadro de Clasificación______________________________________________ 48
3.4.2. Tabla de Retención Documental ______________________________________ 54
3.4.3. Tabla de Acceso y Uso ______________________________________________ 55
3

3.5. Procesos y procedimientos de trabajo ___________________ 58
3.5.1. Proceso de Incorporación____________________________________________ 60
3.5.2. Proceso de Organización Documental __________________________________ 62
3.5.3. Proceso de Almacenamiento _________________________________________ 66
3.5.4. Proceso de Consulta de Documentos __________________________________ 69
3.5.5. Proceso de Transferencia Documental _________________________________ 71
3.5.6. Proceso de DisposiciónDocumental ___________________________________ 73
3.6. Apoyo tecnológico a los procesos del Sistema de Gestión de
Archivos _____________________________________________ 74
3.7. Roles, responsabilidades y competencias asociadas al Sistema de
Gestión de Archivos _____________________________________ 79
3.7.1. El Plan de formación y su programación ________________________________ 79
3.8.Estándares para medir el desempeño del Sistema de Gestión de
Archivos _____________________________________________ 82
3.8.1. Indicadores de gestión en archivos ____________________________________ 82
4.

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS ___ 89
4.1. Actividades de la implementación ______________________ 89
4.1.1. Difusión de la información___________________________________________ 90
4.1.2. Implementación de la documentación _________________________________ 91
4.1.3. Implementación de los procesos ______________________________________ 91

5.

MEDICIÓN DE LOS INDICADORES DE LOS PROCESOS Y DEL

SERVICIO ______________________________________________ 94
BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA _______________________________ 97
ÍNDICE ALFABÉTICO_____________________________________ 100

4

ANEXO A: NORMATIVA NACIONAL RELACIONADA CON INFORMACIÓN,
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS _______________________________ 101
ANEXO B: EJEMPLO ANÁLISIS TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ________ 104
ANEXO C: CONSTRUYENDO UN CUADRO DE CLASIFICACIÓN ______ 108

5

PRESENTACIÓN
Cuando en abril de 2009 Chile afronta la entrada en vigencia de la ley N° 20.285
sobre Acceso a la Información...