Hacemos bien las reuniones de trabajop

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  • Publicado : 21 de agosto de 2012
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¿HACEMOS BIEN LAS REUNIONES?

Es muy habitual en el ámbito laboral oír decir a muchos compañeros “no tengo tiempo” “el día no tiene suficientes horas para todas las tareas que debo realizar”; sin embargo olvidan que al organizarnos, planificarnos y priorizar las tareas, se puede llegar a todo.
El tiempo es oro aunque no lo parezca y, como decía Séneca, “nuestro tiempo, en parte nos lo roban,en parte nos lo quitan y el que nos queda los perdemos sin darnos cuenta”.

Muchas veces se nos pasa la jornada laboral sin saber muy bien cómo ha pasado porque hicimos muchas cosas pero no las más prioritarias para nuestro trabajo porque te robaron tu tiempo o mejor diría yo que te lo dejaste robar.

Uno de los ladrones de tiempo más perniciosos son las reuniones de trabajo. Siempre he dichoque son la forma más “eficiente” de perder tiempo y dinero para las organizaciones. Suelen ser muchas, largas e inútiles. Debemos saber para qué nos reunimos teniendo un objetivo claro. Mark Twain dijo: “cuando hemos perdido de vista definitivamente nuestro objetivo es entonces cuando redoblamos nuestro esfuerzo”. Dedicamos el doble de tiempo cuando no tenemos claro qué hacer, debemosfocalizarnos hacia las metas que previamente hemos identificado.
REUNIONES QUE NO DEBERÍAN LLEVARSE A CABO:
1. LAS REUNIONES “MISTERIOSAS” o sin orden del día: son totalmente improvisadas, en las que uno no sabe si se hablará de los resultados económicos, de la enésima victoria de Nadal, de la interminable crisis o de qué. En el momento de comenzar se lanza el tema elegido que coge a los asistentes porsorpresa, sin datos, sin información... que conllevará una segunda reunión, donde cada uno de los integrantes podrá defender su área. También se habla y habla sin dirección alguna y aunque se traten los temas que el organizador de la misma tuviera en su cabeza, se tarda en llegar a esos temas o simplemente, hace que la reunión sea interminable.
2. LAS REUNIONES “HASTA CUANDO SEA”. Son reunionessin hora de finalización y son peores que una maratón non-stop de películas pastelonas. No puede ser que duren tanto porque no se está resolviendo el fin del mundo. Debemos aprender a resumir e intentar ser breves. Tampoco es aceptable una subespecie. LAS REUNIONES “AHORA VOY” o “EMPIECEN SIN MÍ”. Suele pasar que quien convoca la reunión no acude a la hora, o deja a sus invitados que empiecen sinél... ¿De qué querrá que se hable si quien la convoca no está? Hay que ser metódicos e intentar, por todos los medios, seguir el horario establecido en el orden del día. Cada tema debe tener su espacio de tiempo y evitar por todos los medios saltar de tema en tema sin orden lógico. Este tipo de reuniones consiguen que sus asistentes se descentren, o saquen a relucir las diferencias con otroscompañeros/departamentos, sin venir al caso.
3. LAS REUNIONES “PER TUTTI”. Las reuniones con miles de asistentes que parecen más una quedada de antiguos alumnos del colegio o de la universidad de tu promoción porque hay algunos que no sabes quiénes son y te preguntas a ti mismo ¿estos trabajan aquí? A las reuniones deben asistir las personas estrictamente necesarias porque a mayor número de personas seduplica el tiempo de la reunión para no llegar a nada. Hay personas en las empresas que les encanta coleccionar su asistencia a reuniones porque así pasan el rato. Cuantas veces has planteado la pregunta ¿son necesarios todos los que están en la reunión? Incluso... ¿Y a mí, para qué me han convocado, si esto no va conmigo?
4. LAS REUNIONES “ME COMPROMETO A... NO HACER NADA”. Se suele llegar aacuerdos o reparto de tareas con muchas ganas en la misma reunión, pero a los días, todo el mundo se olvida de lo pactado y de las tareas que tienen que hacer porque, al final, nadie lo va a controlar. Eso sí, igual en un mes la reunión vuelve a convocarse, para hablar de lo mismo y comprometerse a... hacer nada.
5. LAS REUNIONES “BATALLA CAMPAL”. Como ya he comentado en el punto uno, las...
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