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  • Publicado : 29 de julio de 2009
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Una copia de seguridades una copia de un archivo. Es buena costumbre crear copias de seguridad para todas tus bases de datos y continuar creándolas de forma regular.

Puedes almacenar una copia de seguridad en el mismo lugar en el que se encuentra tu archivo original, como tu PC. Sin embargo, si algo le pasará a tu PC, ambos archivos se podrían ver afectados. Una solución mejor es guardar unacopia de seguridad en una unidad de red o en un medio removible que esté almacenado en otra ubicación física.

Por ejemplo, algunas compañías que mantienen datos confidenciales de sus clientes, para este fin, tienen instalados elaborados procesos de creación de copias de seguridad, para almacenar las copias de seguridad en sus equipos u otros medios, fuera de sus instalaciones, en otra parte dela ciudad o en otra parte del país. Si todo un edificio fuera destruido por un incendio o si la ciudad se viera involucrada en un desastre natural, las copias de seguridad que contienen los datos de los clientes estarían seguros en otra ubicación. Es buena idea tomar en cuanta las precauciones adecuadas que sean necesarias aún para los datos de una compañía pequeña.

Al crear una copia deseguridad de una base de datos, Access agrega automáticamente la fecha al nombre de archivo. Tú puedes conservar este nombre de archivo como un identificador de la copia de seguridad o cambiarlo. Sólo recuerda que necesitas un nuevo nombre o ubicación para no sobrescribir tu archivo original. En el cuadro Guardar en, elije la ubicación donde deseas guardar el archivo.

Compactar y reparar una base dedatos

El comando, Compactar y reparar, optimiza los archivos y repara problemas menores en la estructura del archivo, que pueden resultar del uso diario normal de un archivo de base de datos.

Utiliza la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

Presiona en el Botón de Office, señala Administrar y selecciona Compactar y reparar base de datos. Access compacta y repara labase de datos.

A medida que se eliminan registros u objetos de una base de datos, el espacio en blanco dentro del archivo, podría no ser reemplazado de inmediato, dejando el archivo fragmentado o con grandes espacios en blanco dentro de la estructura del archivo. En bases de datos con muchos registros y objetos, estos problemas pueden afectar el desempeño de éstas con el tiempo. De la mismamanera, pueden ocurrir errores menores en cualquier archivo, especialmente cuando es compartido por muchos usuarios diferentes en una unidad de red.

Utilizar el comando Compactar y reparar,regularmente, ayudará a optimizar el archivo y reparar problemas menores antes de que se conviertan en graves. Antes de utilizar este comando en un archivo compartido, cerciórate de que nadie más tenga el archivoabierto.
Puedes configurar Access para compactar una base de datos cada vez que la cierres. En el menú del Botón de Office, presiona en el botón Opciones de Access y selecciona Base de datos actual. Presiona en la casilla de verificación Compactar al cerrar y presiona en Aceptar

Compatibilidad con otras versiones de Access

Guardar como una versión anterior

Access 2007 te permite guardaruna base de datos en un formato de archivo de Access anterior para que los usuarios que utilizan versiones anteriores del software puedan utilizarla. Sin embargo, algunas de las nuevas características de Access 2007 no pueden ser convertidas a un formato de archivo anterior. Access te advertirá cuando suceda esto y siempre tendrás la opción de quitar la nueva característica para poder guardar labase de datos como una versión anterior.

Utiliza la base de datos que quedó abierta en el ejercicio anterior.

1. Presiona en el Botón de Office y señala Guardar como. Aparece el menú Guardar como, como se ve en la figura.

2. Selecciona Base de datos de Access 2002-2003. Aparece el cuadro de diálogo Guardar como, observa que se muestra la opción Base de datos de Microsoft Access...
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