Hoteleria

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Procedimiento para el registro de grupos


Con el nombre de grupo se designan aquellas reservaciones que, como su nombre lo indica, son un grupo de personas que viajan juntas y que llegan y salendel hotel al mismo tiempo. Los grupos varían de tamaño y pueden ser desde una familia o grupo de amigos de 15 personas, hasta una gran convención de cientos o miles de personas: Para el manejo degrupos, el Departamento de Recepción deberá hacer lo siguiente:

• Después de asignar las habitaciones a los V.I.P. y las solicitudes especiales por llegar en el día, el jefe del primer turno debeasignar las habitaciones que se darán a los grupos que llegarán ese día. Se intentará que los cuartos que se asignen se encuentren en una misma zona del hotel, siempre y cuando la ocupación lo permita,con el objeto de que la entrega y recepción del equipaje se facilite a los botones.
• El jefe de turno deberá consultar en el expediente del grupo, el listado original de la agencia o compañíaque reservó el grupo, así como el instructivo del mismo para conocer cuales son los VIP y conductores del grupo, así como todas las solicitudes especiales de acomodo.
• Una vez hecha la asignaciónde habitaciones, se procederá a anotar el número de cuarto asignado en cada una de las tarjetas de registro del grupo y anexarle a cada una su respectivo sobre con la llave de la habitación.
•Se procederá entonces a imprimir copias del rooming list en orden alfabético y se distribuirán como sigue:
- Dos copias para recepción.
- Una o más copias para los botones- Una copia para Ama de llaves
- Una copia para el conductor del grupo

• Todas las asignaciones que se hubieran realizado sobre habitaciones que aúna no estén listas para serocupadas, se marcarán en el extremo superior de la tarjeta de registro, con el objeto de alertar al recepcionista en caso de que el grupo llegara antes de que se hubieran preparado todos los cuartos....
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