humilde

CITIUS

EXCEL: LECCIONES DE PERFECCIONAMIENTO


GESTIÓN SIMPLE DE BASES DE DATOS CON MS-EXCEL


INTRODUCCIÓN

Aunque MS-Excel no es un programa específico de gestión de bases de datos, sí permite el manejo eficientemente de grandes conjuntos de información contenidos en listas de datos. De este modo, la potencia de cálculo del programa se ve complementada con capacidad dealmacenamiento y gestión de información.

OPERACIONES BÁSICAS

Conjunto de datos para el ejemplo

Para ilustrar las distintas operaciones básicas revisadas en este documento utilizaremos lo que el Excel denomina una lista de datos: una serie etiquetada de filas en una hoja de cálculo conteniendo datos relacionados . Una lista puede utilizarse como una base de datos en la que los registros ocupan filas ylos campos columnas.

Nuestra lista está formada por 120 registros correspondientes a 120 operaciones de venta. Para cada operación se dispone del “Mes en que se ha realizado la venta” (de Enero a Diciembre) el “Tipo de venta realizado” (“Al contado”, “a 30 días”, “ a 60 días” o “a 90 días”), la “Cantidad Vendida” expresada en miles de pesetas, la “Localización del establecimiento”(“Alcobendas”, “Madrid Centro”, “Getafe” y “Moraleja” ) y el “Porcentaje de Descuento Aplicado”, expresado en % del total de ventas.


Lista de datos a utilizar ordenada según el orden natural de registro



Cómo ordenar datos

Una de las operaciones disponibles simples que resultan más sencillas para organizar un conjunto amplio de datos es su ordenación con respecto a alguno de los campos. Para ello,una vez seleccionado el rango de datos a ordenar, debe ejecutarse la opción DATOS – ORDENAR y a continuación seleccionar el criterio de ordenación.

Menú de ordenación de una lista de datos



Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basándose en el contenido de una o más columnas.Para esto último, el Excel reconocerá generalmente los títulos de cada campo si la base está construida con una mínima lógica. Pueden también combinarse jerárquicamente hasta tres criterios distintos ordenación. En el ejemplo ilustrado puede observarse la lista de datos según un triple criterio: MES, luego TIPO DE VENTA para cada mes y luego MILES DE PESETAS en cada caso.

Lista ordenada segúnel criterio MES – TIPO VENTA – MILES DE PESETAS




Habrá podido observarse como para la ordenación de los meses e ha seguido un criterio alfabético y no temporal. Para alterar esta configuración puede ejecutarse el submenú OPCIONES dentro del menú ORDENAR.
Menú Opciones de Ordenar




Como agregar un filtro a una lista de datos

El uso de filtros en una lista de datos permiteseleccionar de la lista total de datos aquellos registros que cumplan una serie de criterios específicos con relación al contenido en cada campo. Esta es una forma rápida y sencilla de buscar subconjutos de datos.

Para filtrar de forma sencilla una lista de datos, basta colocarse en cualquier celda de la misma y ejecutar la opción DATOS – FILTRO – AUTOFILTRO.

Menú de acceso al autofiltroAsí, cada encabezado de la lista de datos se transformará ahora en un menú desplegable inteligente en el que podrá seleccionarse un criterio de selección según los contenidos incluidos en cada campo. Así, si en nuestro ejemplo se desean mostrar exclusivamente los registros correspondientes al mes de enero se seleccionará el mes Enero en el desplegable correspondiente al campo MES.

Listade datos filtrada para mostrar sólo los registros correspondientes al mes de enero




A partir de esta operación básica debe conocerse que:

Los criterios de filtro pueden superponerse actuando sobre distintos campos, alcanzándose así mayor grado de detalle en la selección de la lista filtrada.

Además de filtrar una lista seleccionando un o de los contenidos del campo, los...