IAA2 2 V1 Instructivo Para La Gestión Archivistica De La Historia Clinica 2
ARCHIVISTICA DE LAS HISTORIAS
CLÍNICA
Código: IAA2-2
Versión: 1
Fecha: Enero 2012
1. DESARROLLO:
1.1 Producir registros de la historia clínica
N°
1
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Abrir Unidades de Conservación (carpetas) con el
número del documento de identidad y el nombre del
paciente. En el caso que no exista documento de
identidad de los menores de edad, seutilizará el
número de cédula de ciudadanía de uno de los padres,
seguido de un número consecutivo de acuerdo al
número de orden dentro del grupo familiar del menor.
Ver proceso de Gestionar medios
(prestadores de servicios de salud)
RESPONSABLE
REGISTROS
Profesional de la salud
No aplica
educativos
1.2 Clasificar los documentos
N°
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Clasificarcada una de las Historias clínicas
numéricamente, por el número de identidad (Cédula de
Ciudadanía, Tarjeta de Identidad, registro civil). Para los
extranjeros con el número de la Cédula de Extranjería o
Pasaporte.
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
1.3 Ordenar los documentos
N°
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Disponer de los siguienteselementos para organizar
fisicamente los documentos:
- Carpetas plásticas tamaño carta para archivo activo.
- Rótulos autoadhesivos para la marcación de las
unidades de conservación (carpetas) de 4,5 por 9
cm.
- Separador “afuera” tamaño oficio para registro de
préstamos y devoluciones.
- Cajas de cartón para archivo tipo X200.
- Bolsas plásticas sellables, para almacenar las
imágenes diagnósticas.- Elementos auxiliares: clips y legajadores en
materiales plásticos, quita ganchos, borradores,
lápiz de mina negra y blanda (HB, B).
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
2
Ordenar los documentos al interior de la Unidad de
Conservación (Carpeta) guardando el orden original en
que se produjeron.
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplicaN°
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
El documento con la fecha más antigua de producción,
será el primer documento que se encontrará al abrir la
carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de
la misma (orden tipo libro).
Ejemplo:
3
Retirar los elementos metálicos (ganchos, clips,
legajadores metálicos, entre otros.) cintas, etiquetas y
adhesivos.
Auxiliar dearchivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
4
Legajar la documentación únicamente con material
plástico.
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
Foliar cada uno de los documentos de la historia clínica
en la parte superiorderecha del recto de la hoja, con
lápiz de mina negra y blanda, numerando
consecutivamente del 1 en adelante.
3
2
1
5
En caso de que sea necesario cambiar la foliación
anterior, borrando el número, o trazando una equis (X)
suavemente sobre el número incorrecto y escriba el
nuevo número debajo del número anterior.
25
26
6
Almacenar sólo hasta 80 folios en cada historia clínica,
en caso de sernecesario, repartir la documentación en
varias carpetas plásticas, colocando a cada una, el
mismo título y números romanos I, II, III, etc., para
indicar que contienen el mismo asunto.
Instructivo para la Gestión Archivística de las historias clínicas.
IAA2-2 Versión 1 Enero 2012
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N°
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
Auxiliar de archivo del
prestador de serviciosde
salud
No aplica
Auxiliar de archivo del
prestador de servicios de
salud
No aplica
RESPONSABLE
REGISTROS
Archivar la historia clínica en un área restringida,
con acceso limitado al personal autorizado,
conservándolas en condiciones que garanticen la
integridad física y técnica, sin adulteración o
alteración de la información.
Disponer de archivadores rodantes para su archivo
con sistemas...
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