IDENTIFICACION DEL PROCESO DE COMPRAS DEFINICION

IDENTIFICACION DEL PROCESO DE COMPRAS DEFINICION
OBJETIVO
En este procedimiento se describe la sistemática a seguir para llevar a cabo la formalización de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, así como de la posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrada de productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización.También se establecerán las pautas a seguir para la selección y evaluación de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestión de Calidad.

Definición de un Proceso
Elementos de un Proceso de Compras
Objetivo: Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo además con las especificacionesde calidad, precios, fecha y lugar de entrega.

Elementos de un Proceso de Compras
Entradas: Pedido de insumos de las distintas áreas de la empresa
Actividades principales:
– Solicitar cotizaciones
– Seleccionar proveedor
– Recepcionar y controlar insumos
– Entregar insumos al Area solicitante de la empresa
– Pagar al Proveedor

Elementos en un Proceso de Compras
Tareas de “Solicitaruna cotización”:
– Buscar datos de los proveedores
– Completar el formulario de pedido de cotización
– Enviar por fax a cada proveedor
– Archivar el pedido de cotización
Pasos en la tarea de “Completar pedido de cotización”:
– Buscar la libreta de formularios de pedido de cotización
– Escribir la fecha
– Escribir el nombre del primer proveedor a consultar
– Especificar los datos de lamercadería
– Firmar el formulario

Utilización
Un documento de compras es un instrumento utilizado por Compras para el aprovisionamiento de materiales o servicios.
Esta sección es una introducción a los documentos utilizados en el aprovisionamiento de servicios y presenta la estructura de estos documentos en el sistema SAP.
Para obtener información detallada acerca de los documentos de comprasindividuales, consulte la documentación de Compras MM.
Características
El siguiente gráfico muestra los documentos utilizados en Compras para el aprovisionamiento de servicios:
 

 
Además de los documentos para la adquisición de materiales, existe un documento para la entrada de servicios o trabajos realmente prestados. 
El documento de verificación de factura es relevante también para laGestión de servicios.
Solicitud de pedido
La solicitud de pedido define una solicitud con respecto a un material o servicio. Las solicitudes se originan normalmente fuera del Departamento de compras (es decir, en los departamentos del usuario, dentro de Mantenimiento y en Sistema de proyectos) y se indica a Compras que consiga unas cantidades determinadas de materiales o servicios para una fechaespecífica. La solicitud de pedido es un documento interno.
Petición de oferta
La petición de oferta es una solicitud a un proveedor para que especifique, mediante la presentación de una oferta (licitación) sus precios y condiciones (entre otros) para suministrar un material o prestar un servicio.
Oferta
La oferta (licitación) contiene los precios y condiciones de un proveedor para suministrarlos materiales o prestar los servicios especificados en la petición de oferta.
Pedido
El pedido representa una solicitud formal o instrucción a un proveedor para que suministre determinados materiales y servicios de acuerdo con términos y condiciones estipuladas.
Pedido abierto
En el sistema MM de SAP, el concepto "pedido abierto" es una especie de contrato con un proveedor por un volumen decompras en un plazo más largo que cubre el suministro de un material o la prestación de servicios. El cumplimiento se realiza en base a órdenes de entrega individuales, emitidas por la entidad compradora, según las necesidades durante la duración del pedido abierto.
Hoja de entrada de servicios
En Compras, existe un documento designado específicamente para Gestión de servicios que se utiliza...