Identificación De Requerimientos
En esta fase se levantó la información necesaria para el desarrollo del proyecto. Las herramientas para evaluar el estado del archivo fueron; la matriz de
evaluación de los programas de gestión documental resultado de la aplicación de la encuesta y el trabajo de campo, donde se analizaron los circuitos documentales y suincidencia en los procesos administrativos del departamento a intervenir. Ver anexo No. 1 (Encuesta de Gestión Documental)
3.1 Matriz de evaluación
La matriz de evaluación es
el resultado de la aplicación de la Encuesta de
Gestión Documental. Es a partir del análisis de esta encuesta que se determinaran los lineamientos específicos para el desarrollo del sistema de gestión documental.
Lamatriz permite identificar dos aspectos fundamentales. Primero; el análisis del estado actual del sistema documental de la ECCI teniendo en cuenta los programas sugeridos anteriormente según el documento RAMP, dichos
programas son; Producción de documentos, Eliminación y disposición de documentos y Utilización y disposición de documentos. Segundo; se determina el nivel de fallos de sistemadocumental de la ECCI, en los aspectos, señalados en la matriz, de Tecnología, Entorno, Políticas, Ciclo de vida, Entradas,
Transformación y Salidas de los documentos. La sumatoria de los fallos permite identificar los programas y aspectos más críticos.
El objetivo de instrumentalizar la encuesta en la matriz de evaluación surge de la necesidad de cuantificar cada uno de los factoresimplicados. De esta manera se cuenta con datos susceptibles al análisis vertical y horizontal.
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Tabla 1. Matriz de Evaluación de Gestión Documental
C de iclo
P rogram as P roduccióndeD ocum entos Elaboraciónygestióndeform ularios G estióndecorrespondencia G estiondeinform es G estióndedirectrices Procesam detexto iento U tilizaciónyC onservaciónde D ocum entos Sistem dearchivoyrecuperaciónde asinform ación G estióndearchivos G estióndecorreoytelecom unicaciones Selecciónygestióndecopiadoras Análisis desistem a Program dedocum as entos escenciales C entros dearchivos E inaciónydisposiciónde lim docum entos Identificaciónydescripcióndeseries docum entales Program deconservacióny a elim inacióndedocum entos Evaluacióndedocum entos Elim inacióndedocum entos TO LFA S TA LLO
Tecnología Entorno P oliticas vida
E ntradas Transform ación S alidas Total
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4 8 16
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8
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12
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10
X
20
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13 67
El resultado del diagnostico evidencia la necesidad de priorizar el desarrollode un programa de gestión documental que abarque aspectos como; implementación de políticas para la producción documental, políticas para la conservación de documentos esénciales en caso de catástrofe, gestión de los flujos de información y de documentos, gestión de comunicaciones tanto internas como externas, gestión y control de los documentos electrónicos, transferencias documentales, y
40por último un sistema de acceso, organización y recuperación de los documentos en sus diferentes formatos (impresos, electrónicos o microfilmados).
Se determinó dicha priorización, debido al resultado del análisis preeliminar en el cual se detectaron los siguientes problemas:
•
La organización actual de los documentos afecta la entrega de informes a tiempo y no es pertinente deacuerdo al proceso que se esta manejando
• •
El manejo de la información carece de políticas de gestión No existen políticas de seguridad para los documentos y para el acceso a los mismos
•
La descentralización de los procesos ocasiona la perdida de documentos y la demora en la gestión de informes.
Según el modelo utilizado (Matriz de evaluación de gestión documental) se determino que...
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