Importancia administracion documental

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Nombre: LUIS ALBERTO LOPEZ SARMIENTO
FECHA: OCTUBRE 27 DE 2010.

ACTIVIDAD: 2.

TEMA: ENSAYO IMPORTANCIA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

Para desarrollar la idea de laimportancia y la aplicabilidad de la administración documental, es necesario iniciar definiendo que es documento, que no es más que el testimonio de una actividad humana (instituciones o personasfísicas, jurídicas, públicas o privadas), que puede ser de carácter público o privado, realizado como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad deinformación que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo olegado a alguien.

Dada la importancia que posen los documentos para cualquier tipo de actividad que se realice en el mundo contemporáneo, debido a la necesidad de todos los días y de las personaspertenecientes a las organizaciones a utilizarlos, demandará que sobre los mismos se realice un trabajo especial, arduo y concienzudo, por lo que es menester crear técnicas y prácticas usadas paradisponer de la mejor forma el flujo de estos dentro de la organización, y poder con esto permitir la recuperación de información desde ellos según la necesidad especifica de cada caso, facilitar labúsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacio; determinar el tiempo que los documentos deben guardarse; eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de losdocumentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía; Conservar la memoria corporativa; Incrementar la eficiencia organizacional; Apoyar a las investigaciones y procesos legales,entre otras.

Es aquí donde toma gran importancia la ADMINISTRACION DOCUMENTAL que es la solución específica para lo anteriormente tratado en el parágrafo anterior dado que busca con exactitud...
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