importancia de archivar

IMPORTANCIA DEL PROCES DE ARCHIVAR.
Gran parte del éxito de mucha empresas se debe a que pudieron tomar fácil y rápidamente decisiones comerciales vitales. Las organizaciones, instituciones y empresas necesitan guardar documentos para consultarlos en el futuro. Estos se relacionan con aspectos importantes de los productos que venden, datos estadísticos, información acerca de sus empleados yclientes, datos relacionados con los proveedores, informes presentados ante el Comité Ejecutivo, los planes de acción y las estrategias de la empresa, etc. Guardar documentos para evitar que se pierdan es una parte vital del procedimiento de archivar. Los documentos conservados deben ser protegidos contra riesgos de extravió, para evitar pérdidas económicas y de tiempo a la empresa.
1.- Aquello quese origina fuera de la empresa (documentos externos), generalmente son recibos en original.
2.- Los que se originan dentro de la empresa (documentos internos), serán copias al carbón, o fotocopias de originales o fax.






¿Por qué debemos de guardar los documentos personales y familiares más importantes en nuestra casa?
Porque se pueden perder
Porque se pueden maltratar
Paratenerlos a la mano rápido
Porque hay mayor seguridad
Porque así, todos tienen acceso a ellos.





















EFECTIVIDAD Y ACTIVIDADES.

Explicar cómo se pueden tener efectividad en el sistema de archivo.
Tener los archivos ordenados alfabéticamente, tener orden, limpieza, que a secretaria sepa usar la computadora y conozca el sistema de archivo.
10 actividades querealice el jefe.
1. Dar ordenes
2. Corregir documentos
3. Aceptar o rechazar respuestas
4. Administrar los empleados
5. Firmar documentos importantes
6. Contratar empleados
7. Cuidar su empresa
8. Administrar dinero
9. Asegurar que cumplan con las reglas
10. El que manda.
10 actividades que realiza la secretaria.
1. Ir con el jefe
2. Sacar copias
3. Traer archivos importantes
4.Contestar el teléfono
5. Trascribir documentos
6. Usarla computadora
7. Ayudar y atender al jefe
8. Recibir a los clientes
9. Hacer citas
10. Hacer los que se le pide
CONSERVACION DE ARCHIVO.
Concepto: Hace referencia a todas aquellas medidas a proteger adecuadamente, con el fin de prolongar su utilización en condiciones optimas durante el mayor tiempo posible.
FACTORES QUE INFLUYEN EN LACONSERVACION DE ARCHIVOS.
1. Almacenamiento: puede que donde se guardan los documentos se mojen o se ensucien y se manchan los documentos.
2. Factores externos: esto puede dañar los documentos ya sea con el sol y se descoloran, el polvo y se ensucian.
3. Manipulación: agarrar los documentos con las manos sucias o también con violencia puedes romperlos.
4. Agentes biológicos: los bichos puedenmanchar los documentos.
5. Desastres naturales: tsunami puede dañar el lugar de almacenamiento junto con los archivos.










15 MEDIDAS PREVENTIVAS DESTINADAS A PROTEGER ADECUADAMENTES LOS DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS.
1. No ponerlos en el sol
2. No poner comida en el lugar de trabajo
3. Ponerlos en un lugar seguro
4. No dejar las ventanas abiertas
5. Lavarse las manos antes deagarrar un archivo
6. No dejarlos donde haiga bichos
7. Guardarlos donde no haiga goteras
8. Acomodarlos bien antes de guardarlos
9. Agarrarlos de manera correcta
10. Limpiar el lugar para que no les caiga polvo
11. Tener buena calidad de papel
12. Tener un buen archivero
13. Mantener el lugar impío
14. Ser ordenado con los documentos
15. Manejar bien los documentos







CICLODE VIDA DE UN DOCUMENTO.
Etapas:
1. Creación: se inicia un procedimiento de un documento.
2. Archivo y protección: archivarlos/no tener las manos sucias
3. Utilización: usarlos y tenerlos en orden
4. Trasferencia: mandarlos a otra oficina
5. Eliminación: destruirlos
EL EXPURGO:
Conviene realizar lo inmediato después de cerrarse el trámite para evitar la acumulación innecesaria de...