Importancia de la documentación mercantil

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Importancia de la Documentación Mercantil

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresaconstituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

LA IMPORTANCIA DELOS DOCUMENTOS EN LOS
SISTEMAS DE ARCHIVO MANUALES Y COMPUTADORIZADOS
 
Por:
 
Prof. Hilda L. Morales Torres
Catedrática Asociada
 
Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a travésde diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros medios.
 
Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.
 
Es importante contarcon un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en laempresa o fuera de ésta.
La Administración de Documentos ha ido cambiando a través de los tiempos. Nuevas tecnologÌas y sistemas se han incorporado al mundo laboral. Hace muchos años la información se guardaba en la piel de los animales y en las piedras, hoy dÌa la información es mayormente almacenada en forma electrónica, mediante una computadora.
 
Se habla mucho de la oficina sin papeles,pero cada día hay mayor cantidad de documentos en los negocios. Esto se debe en gran medida que no existen programas de retención de documentos y el control de los documentos inactivos. Es importante mantener un buen control de los sistemas para así mantener la seguridad e integridad de la información. La transferencia de material inactivo ayuda a disminuir la cantidad de documentos en papel,disminuyendo los costos y logrando mayor productividad.
 
Qué sistemas de archivo se están utilizando más en Puerto Rico?
 
En el estudio sobre los Sistemas de Archivo Manuales y Computadorizados en las empresas de Puerto Rico de 1999 se refleja lo siguiente:
 
En dicho estudio participaron 217 empresas del gobierno y de la empresa privada. De éstos participantes un 21.7 por ciento pertenecen alsector del gobierno y un 74.7 por ciento al sector privado. El 63.1 por ciento de las empresas que participaron en el estudio, contaba con 51 o más empleados. De los resultados obtenidos cabe señalar los siguientes:
 
1.      Muy pocas empresas cuentan con un Administrador de Documentos. De las personas que reciben y archivan la correspondencia en una oficina, el 36.4 por ciento posee eltítulo de Secretaria o Secretario. El Gerente de Oficina con un 3.7 por ciento, el Oficinista con un 10.6 por ciento y el Administrador de Documentos con un 2.8 por ciento. TodavÌa no se observa significativamente el cambio en los títulos del personal de oficina.
 
2.      Un por ciento significativo de los encuestados, el 77.9 por ciento, contestó no contar con los servicios de un...
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