Importancia de los archivos

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FUNDAMENTOS GENERALES DE LA ARCHIVISTICA

PRESENTACIÓN

Para abordar el tema de la Archivística, es necesario precisar, entender y comprender una serie de conceptos que permitan conocer su alcance y lograr el manejo de un sólo lenguaje entre la comunidad archivista al referirse a los aspectos propios de la organización, manejo y servicios de los archivos.

La buena o mala situación delos archivos en las entidades públicas o privadas, obedece a múltiples factores, pero principalmente a la capacidad de gestión del talento humano, ya sea por las limitaciones o reducciones de funcionarios, la carencia de los conocimientos básicos en el área archivística o la falta de liderazgo para dirigir y ejecutar procesos archivísticos.

Por lo anterior, se busca que los asistentes a esteseminario puedan apropiarse de los conocimientos básicos para el entendimiento y desarrollo de sus labores relacionadas con la gestión documental.

1. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentosson potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos oelectrónicos, como cintas, discos de computador, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podría comprender a partir del valor quetienen para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.




1.1. Para la Administración

Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propiosfines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo, fiscal o a requerimientos de los ciudadanos.

Lafunción de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no se tendrán que invertir mayores recursos ni tiempo en la búsqueda de información que en situaciones de desorganización sería infructuosa lo que produciría ineficiencia, atraso, confusión y en general se produciría una deficiente administración.

1.2. Parala investigación

Los archivos tienen la responsabilidad de constituirse en fuentes primarias de información, ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, lo mismo que para todas las ciencias del saber, en tanto que contienen información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores yestudiosos los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos, son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

1.3. Para la comunidad y el Estado

Al estar debidamente organizados...
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