Importancia sistemas de archivo

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  • Publicado : 9 de noviembre de 2010
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Analiza las agrupaciones documentales del fondo o fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar ladocumentación.
La siguiente actividad fue realizada tomando como referencia una empresa de auditorias, interventorías, consultorías, cobros de cartera y liquidación de empresas.
Como resultado delanálisis tenemos que la organización documental se llevo a cabo partiendo de la estructura orgánicofuncional de la empresa, la entidad se halla dividida en cinco (5) dependencias que son.
1. GerenciaGeneral
2. Gerencia Administrativa
3. Área financiera
4. Tesorería y Presupuesto
5. Departamento de licitaciones y proyectos
El fondo documental se clasifico de acuerdo a cada una de lasdependencias anteriores y se halla dividido en archivo Central y archivo de Gestión, el central reposa en un dispositorio independiente a las oficinas y el de gestión se encuentra diseminado en cadauna de las oficinas.
Los documentos fueron clasificados por sección, series y subseries documentales y estas a su vez por asuntos o expedientes.
A continuación mencionamos algunas de las seriedocumentales más representativas.

* Gerencia general.
Serie documental Subserie documental
Actas Acta de Constitución
Acta de reunión N° xx Proyecto xxxxxx
AutorizacionesAutorización presupuesto proyecto xxxxxxxx

* Gerencia Administrativa
Serie documental Subserie documental
Historia Laboral Historia Laboral de Juan Pérez
Inventarios Inventario Equipos deComputo

* Área Financiera
Serie documental Subserie documental
Nominas Nomina mes de octubre proyecto xxxxxxxx
Impuestos Impuesto de Renta
Estados Financieros Estado depérdidas y/o ganancias

* Tesorería y Presupuesto
Serie documental Subserie documental
Presupuesto Presupuesto de gastos proyecto xxxxxxxx
Cuentas Pagadas Servicios Publicos

*...
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