Incidencia de los archivos en nuestras vidas

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LA INCIDENCIA DE LOS ARCHIVOS EN NUESTRAS VIDAS

Las personas, las entidades tanto públicas como privadas en cumplimiento de su misión realizan funciones que se ven reflejadas en documentos, loscuales se convierten en un medio probatorio de su gestión.

Debido a esto nace la necesidad de establecer reglas y principios que regulan la función archivística tanto de las entidades públicas ensus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas con el objetivo de disponer de la documentación organizada de tal forma que sea recuperable para uso de la entidad y elservicio al ciudadano, dando como resultado la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos” y sus decretos reglamentarios.
Con la regulación de la función archivística en Colombia, recobra importanciael manejo de los archivos para lo cual se establecen los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos dentrodel Proceso de Gestión Documental.

El establecimiento de la normatividad, ha llevado a que las entidades del estado como las Alcaldías se empiecen a preocupar por tener unos archivos organizadosacorde a los principios archivísticos de procedencia y orden original.

Al igual que se empieza a normalizar la producción documental mediante el establecimiento y regulación de los formatos, creaciónde una oficina de archivo y correspondencia encargada de recepcionar, clasificar, distribuir la información al interior de la Entidad y realizar seguimiento a aquellas comunicaciones que generantrámite en cumplimiento a los términos de respuesta estipulados por la Ley.

El ente territorial o entidad debe además de formular, revisar, adoptar e implementar las Tablas de Retención Documental, lacual es una herramienta archivística que facilita el control, recuperación y organización de la información que maneja cada unidad administrativa .

Dentro de lo cual y tratando de dar continuidad...
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