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CONTROL INTERNO DE FONDO FIJO

El efectivo es uno de los recursos mas valiosos para cualquier entidad y por lo tanto uno de las mas cosdiciadas por lo que en un momento dado puedo ser sustituido ilegalmente causando serios prejuicios a la empresa.

En los negocios pequeños de propiedad individual. El dueño normalmente puede ejercer un control total de las operaciones realizadas ya que elencargado de realizar las compras, efectuar los pagos en general, y controlar las entradas, pues los cobros por netas y pagos de clientes, los recibe en forma personal. Sin embargo, a medida que el negocio empieza a crecer, el dueño debe saber delegar ciertas funciones y autoridad a los miembros de su organización. En ese momento se hace nesesariala aplicación de métodos y procedimientos adecuadosal negocio, con la finalidad de salvaguardar sus activos, es decir, es decir protejerlos contra uso individuos o posibles robos. Asi como establecer un sistema de información financiera adecuado que permita conocer los recursos de que dispone para la realización de sus operaciones, tendientes al logro de sus eefectivos. Estos métodos y procedimientos reciben el nombre de control interno.Evidentemente cada empresa, dependiente de sus características particulares, empleara diferentes métodos y procedimientos de control interno. A continuación mencionaremos algunos aspectos generales que idealmente debe contener un sistema de control interno, el cual debe proporcionar la certeza de que:
1.-todo el efectivo que debió haberse recibido, fue de hecho recibido y registrado de maneraoportuna.
2.- se garantice la exactitud de la informacio financiera con respecto a las entradas de dinero, los pagos y los saludos de efectivo.
3.- todos los desembolsos se han realizado únicamente para los fines establecidos por la empresa y han sido debidamente regsitradas y autorizadas oportunamente.
4.- no mantienen grandes cantidades de efectivo osioso, sin que produzcan una renta o interess ala empresa.

Para lograr una decuado control interno sobre las operaciones de caja, será necesario implantar las siguientes normas.
1. Registrar todos los ingresosen forma inmediata. Para un mejor cumplimiento de esta norma es conveniente que los registros sean adecuados, lo cual permite establecer areas de responsabilidad relativas al cuidado y protección del efectivo.
2.-depocito intactode los ingresos diarios, por un empleado distinto al cajero y al encargado de las cuantas por cobrar.
3.- no permitir que ninguna persona maneje una operación desde al principio asta el fin , con esto se logra que la labor de uno sea controlada por el otro. Por supuesto esta normano implica duplicidad de trabajo o de funciones.
4.- centralizar tanto como sea posible le recepción del efectivo.5.- efectuar todos los desembolsos de efectivo por medio de cheques, a eepcion de los pagos menores controlados por la caja chica.
6.-establecer la política de afianzar a todos los empleados que manejan fondos, la ventaja de esta norma es que por una parte se recupera el efectivo y por la otra hace para el empleado mas difícil su sustracción porque sabe que tendira que vérselas con la compañíaafianzadora.
7.-efectuar arqueos periódicos en forma sorpresiva evitandoo que se mezclen los ingresos y otro tipo de fondos existentes para que sea imposible cubrir fraudes.
8.- verificar mensualmente que la suma de los registros axiliares sean igual al saldo del mayor.
9.- archivar en lugar eguro y apropiado todo lo comprobante que comparan tanto lo ingreo como los egresos.
10.- no mezclarla entradas diaria de dinero con fondos fijos de caja chica.
11.- todo ingreso y egreso deberá estar debidamente soportado con documentación comprobatoria autorizada que permite identificar su origen y aplicación.
12.- establecer la política de contar con los niveles minimos de dinero en operación.
13.- la correspondencia deberá ser abierta por un empleado responsable que tenga acceso a...
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