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INFORME MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

1. Sistema de información

Conjunto de componentes interrelacionados que recolectan o recuperan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.

2. Características de un sistema de información

Significado (semántica): significado extraído deuna información, cada individuo evalúa las consecuencias posibles y adecúa sus actitudes y acciones de manera acorde a las consecuencias previsibles que se deducen del significado de la información.
Importancia (relativa al receptor): se refiere a en qué grado cambia la actitud o la conducta de los individuos.
Vigencia (en la dimensión espacio-tiempo): En la práctica la vigencia de unainformación es difícil de evaluar, ya que en general acceder a una información no permite conocer de inmediato si dicha información tiene o no vigencia.
Validez (relativa al emisor): Esto tiene que ver si los indicios deben ser considerados en la reevaluación de expectativas o deben ser ignorados por no ser indicios fiables.
Valor (activo intangible volátil): Como puede ser útil al destinatario.

3.Importancia del control de los flujos de información

Los flujos de información tienen la capacidad de relacionar, organizar y estructurar la circulación y el acceso de información del canal por el cual se moviliza.

4. Aspectos en el análisis del flujo de información

 Infraestructura tecnológica necesaria para garantizar el flujo de información.
 Organizar los contenidos de informaciónpara acceder a la información de manera rápida y cómoda.
 Definir las estrategias para que el flujo de información sea un elemento que permita la gestión del conocimiento.
 Facilitar la construcción y actualización de las bases de información que lo constituyen.
 Garantizar la incorporación de los contenidos de información.

5. Automatización de Archivos

Proceso de digitalización que seejecuta repetitivamente, al escanear documentos y que comúnmente se realiza de manera manual por parte de los usuarios.


INFORME MICROFILMACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 2

6. Circular No. 004-2010 AGN ideas relevantes

Las entidades públicas en materia de archivos deben seguir las pautas establecidas de acuerdocon la normatividad por el AGN, con el interés de unificar criterios sobre:

Métodos de organización de los fondos documentales, Sistemas de codificación y clasificación, la creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación documental y el mantenimiento y seguridad de los fondos documentales. Promoviendo así los principios de transparencia y objetividad que deben primar en losactos administrativos de las entidades publicas.

7. Requisitos archivísticos de un sistema de digitalización

 Organización archivística de los documentos.
 Realización de estudios técnicos para la adecuada organización, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, la perdurabilidad y reproducción de la informacióncontenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

8. Términos

 Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
 Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante suciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
 Documento digital: Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de...
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