Informe del examen especial de la direccion de abastecimiento en sus procesos de licitacion pública para el abastecimiento de equipos de cómputo

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INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL DE LA DIRECCION DE ABASTECIMIENTO EN SUS PROCESOS DE LICITACION PÚBLICA PARA EL ABASTECIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

I. INTORDUCCION

1. ORIGEN Y MOTIVO DEL EXAMEN

El presente informe se emite con cautela de los intereses del estado, al evidenciarse indicios razonables de un perjuicio económico, no sujeto a recupero administrativo, durante eldesarrollo de la Acción de Control denominada “EXAMEN ESPECIAL DE LA DIRECCION DE ABASTECIMIENTO EN SUS PROCESOS DE LICITACION PUBLICA PARA EL ABASTECIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO”, la misma que se realiza en cumplimiento a nuestro Plan Anual de Control, aprobado mediante Resolución Contraloría Nº 900-2010-CG

La emisión del presente Informe se sustenta en la Ley Nº 27785 “Ley Orgánica del sistemaNacional de Control y de la Contraloría General de la República” Art. 15, Inc. F) que le da carácter de prueba pre constituida para el inicio de las acciones administrativas y/o legales; y en la Norma de Auditoria Gubernamental 4.50 INFORME ESPACIAL aprobada con Resolución de Contraloría Nª 012-2002-CG, publicada el 22 de Ene 2002.

2. ALCANCE

La acción de control, se viene desarrollandode conformidad a las Normas de Auditoria Gubernamental –NAGUS- y manual de Auditoria Gubernamental –MAGU, dentro del ámbito del Ministerio de la Producción creado por Resolución Ministerial Nº 4325 del 12 de Setiembre de 1990 que obra en la dirección de abastecimiento, dependiente de la Dirección General de Abastecimiento (DIGA), y tiene a su cargo las divisiones de programación, compras,inventarios, y almacén según aparece en su Manual de Organización y Funciones de la Dirección, abarcando el periodo del 12-03-2009 y el 31-12-2009.

II. FUNDAMENTOS DE HECHO

Durante el desarrollo de la Acción de Control, se evaluó la documentación relacionada con la “LICITACION PÚBLICA PARA EL ABASTECIMIENTO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO”, determinándose las siguientes deficiencias:

1. Lasadquisiciones directas se realizan sin solicitar por lo menos 3 cotizaciones, y de 20 compras revisadas, 15 entregaron lo solicitado después de 30 días; sin embargo en las órdenes de compra se indicaba que entregarse a los 5 días como máximo, 10 de esas compras tiene en promedio S/. 10,000.00 y los proveedores señalaron como domicilio fiscal lugares inexistentes y en 3 de ellos la dirección existe pero noconocen al proveedor.

La división de compras tiene un fondo de caja de S/. 8,000.00 para gastos urgentes, el cual este a cargo del Sr. JOSE FIESTA GRANDE, Asistente de Compra. Se encontró un faltante de S/. 2,500.00, 15 recibos por un monto de S/.5,000.00 con una antigüedad de 2 a 6 meses, 15 comprobantes eran boletas de venta y no facturas como correspondía. No hay evidencia de arqueosde caja.

2. NO CUENTA CON UN MANMUAL DE PROCEDIMIENTOS A NIVEL DE TODA LA DIRECCION, solo existe un borrador de procedimientos de compras preparado por el jefe de la división. La mayoría de las veces se guían por lo indicado en el reglamento único de adquisiciones y en las normas emitidas por el ITAP, sin que esto signifique que le den pleno cumplimiento.

3. Posteriormente se reviso ladocumentación el director de abastecimiento quien firmo las propuestas de los 5 postores. La evaluación técnica la realizo la DIGA con presencia del Director de Abastecimiento sin tener un documento referencial que establecería las calificaciones. La buena pro se le dio a la empresa COMPUTADORES ASOCIADOS SAC, a quien se le entrego un adelanto de S/. 50,000.00, el Gerente General de esta empresa,verbalmente solicitó que se le concediera un plazo ampliatoria de 30 días porque había un problema en la importación de las computadoras, lo cual fue accedido por el DIGA quien le envió un oficio al respecto.

Toda documentación referente a esta licitación estaba en los diferentes archivos existentes en la división de compras, como si fuera una compra común el director de abastecimiento...
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