Ingresos y egresos bodega

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS N° GFA-005
TEMA: INGRESO, EGRESO Y CONTROL DE MATERIALES ADQUIRIDOS PARA LA EJECUCIÓN DE OBRA DEL PROYECTO MALECÓN 2000

DIRIGIDO A:

GERENTE TECNICO, JEFE DE COMPRAS, ASISTENTE DE COMPRAS, BODEGUERO, INGENIERO RESIDENTE Y CONTADOR GENERAL

FECHA DE VIGENCIA: 21 de Octubre de 1999

ELABORADO POR
L.RECALDE

REVISADO POR
A.CRESPO

APROBADO POR
G. SUAYA/P.GOMEZ -CENTURION

OBJETIVO
Definir el procedimiento para el ingreso, egreso y control de los materiales adquiridos y custodiados en la Bodega de la Fundación Malecón 2000, los recibidos en obra y recibidos por los contratistas.

RESPONSABLES
Independientemente de otras funciones asignadas, los siguientes funcionarios y/o empleados intervendrán en el procedimiento de ingreso, egreso y controlde los materiales adquiridos para la ejecución de obra del proyecto Malecón 2000, que se describe más adelante: 1) El Bodeguero como responsable del procedimiento de ingresos, egresos y control de materiales custodiados en Bodega. 2) El Jefe y Asistente de Compras son responsables de canalizar al Bodeguero las órdenes de compra de los materiales que recibirá para que realice el control respectivo.El Jefe de Compras es responsable además de la supervisión al Bodeguero para el cumplimiento adecuado de los procedimientos asignados. 3) El Ingeniero Residente es responsable de la verificación de los materiales a despacharse directamente entregados por el proveedor al contratista.

PROCEDIMIENTO PREVIO AL INGRESO A BODEGA
Requerimiento de materiales Cuando se formalice el requerimiento demateriales a través del procedimiento autorizado, la Orden de Compra o Nota de Pedido interna que se elabora en el Departamento de Compras contendrá un casillero para definir el lugar de recepción del bien a adquirirse.

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El lugar de recepción se clasificará de la siguiente forma: a) Materiales recibidos en la bodega de la Fundación Malecón 2000 b) Materiales recibidos por el contratista enobra previa verificación del Ingeniero Residente (por cuenta de Fiscalización). c) Materiales recibidos directamente por el Contratista.

MATERIALES RECIBIDOS EN LA BODEGA DE LA FUNDACION
INGRESOS A BODEGA El Jefe de Compras 1. Segregará las órdenes de compra cuyo lugar de recepción sea la Bodega de la Fundación Malecón 2000, del total de órdenes de compra diarias. Enviará al Bodeguero lasórdenes de compra a recibirse en la Bodega de la Fundación Malecón 2000. Éstas no contendrán los precios de los materiales pero sí las referencias específicas de cada uno y la indicación de la fecha de recepción. Entregará con un memorandum una muestra del material a recibir.

2.

3.

El Bodeguero: 4. 5. Archivará en orden cronológico las órdenes de compra recibidas del Jefe de Compras Mantendrá unespacio destinado a guardar las muestras de los materiales a recibirse con el objetivo de comparar con la adquisición previo a la recepción. En la fecha de recepción recibirá los materiales del proveedor exigiendo de su parte la Nota de Entrega respectiva o la factura en ausencia de la primera. Comparará la nota de entrega recibida del proveedor contra la orden de compra y cotejará cantidades,unidades de medida y codificación por cada ítem recibido. Comparará además contra la muestra que mantiene en su poder. Cuando resulte conforme, estampará su sello, su nombre, firma, fecha y hora de la recepción del pedido en el original y en la copia del documento nota de entrega. Conservará el original para sus archivos, entregará al proveedor la copia de la nota de entrega sellada que servirá parasolicitar el pago al Jefe de Compras.

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7.

8.

9.

10. Con la nota de entrega, elaborará una Nota de Ingreso a bodega en un formulario prenumerado el mismo que se efectuará en original y dos copias. (Véase Formulario No. 1 adjunto) 11. El original de la nota de entrega lo conservará para su archivo secuencial y la primera copia la entregará a Compras (en el documento quedará la...
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