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Diez Errores Comunes en la Planificación de un Evento "Participativo"

Beatrice Briggs
[pic]Para que un evento participativo sea exitoso, es importante que en la etapa de planificación se tenganpresentes diversos factores, relacionados con el patrocinador, con la sede y con la agenda.
• Relacionados con la Sede
Error #1: Elegir una sala con asientos dispuestos en forma de auditorio yno dejar espacio para sesiones en grupos pequeños. Elegir un espacio demasiado grande, pequeño, ruidoso, caluroso, frío, o de difícil acceso.
Mensaje: El espacio físico afecta la participación enforma directa.
• Relacionados con la Agenda
Error #2: Preparar una agenda en la que el 50% o más del tiempo disponible esté dedicado a:
o Discursos de bienvenida y otras cuestionesprotocolares
o Informes sobre eventos o actividades del pasado
o Ponencias magistrales
o Mesas redondas (Paneles)
o Informes de sesiones de grupos pequeños
Mensaje: La verdadera participaciónrequiere comunicación en dos sentidos, e interacción multidimensional.
Error #3: Planificar la agenda hasta el último segundo, sin dejar espacio para temas que van surgiendo.
Mensaje: En loseventos participativos se presentan sorpresas. ¡Celebrémoslas!
Error #4: No establecer, o no hacer que se cumplan, los límites de tiempo para los oradores.
Mensaje: Si los oradorescontrolan la agenda, el rol del público queda reducido a escuchar pasivamente (Ver punto 2).
• Relacionados con el Patrocinador
Error #5: Reprimir las controversias o discrepancias.
Error #6:Empeñarse en obtener un resultado predeterminado.
Error #7: Hacer que los participantes realicen ejercicios tipo “lluvia de ideas” (brainstorming) u otros, cuyos resultados nunca se van a usar paranada.
Error #8: Esperar que los participantes “confirmen” o “lleguen a un consenso” sobre material en cuya creación no participaron.
Error #9: Nunca comunicar al público de qué manera su...