Instructivo

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OBJETIVO

Suministrar información acerca de los requisitos que deben tener los documentos en su elaboración, para una normalización de estos dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación

Establecer actividades, responsabilidades y controles para normalizar el proceso de transferencias de documentos físicos de los Archivos de Gestión.

NORMATIVIDAD

Este tema tiene comofinalidad hacer mención de las principales normas que regulan la función archivística en colombia, partiendo del marco constitucional, las leyes y decretos y los desarrollos reglamentarios del Archivo General de la Nación y de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos.
Otras normativas básicas
Sistema general de archivos (DECRETO 4124 de 2004)
Nuevas Tecnologías (Art.11)
Legislacióndocumentos electrónicos (LEY 527 de 1999)

ALCANCE

Aplica a todos los documentos tanto internos como externos que sean generados y tengan relación con el que hacer de la organización.

Este procedimiento se implementa para el archivo central y para todas las dependencias de la entidad que generen contratos o convenios con otras compañías.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

1. RECOMENDACIONESGENERALES

CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO

Papelería y presentación


La correspondencia que produce la Organización como cartas, memorandos, circulares, constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia.

Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Instrucciones) se elaboran en original y una copia en papel bond, color blanco, tamañooficio con recuadro y logotipo contra el margen izquierdo. (El formato se puede diseñar en el computador si no se cuenta con papelería impresa).

Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta.

Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se recomienda arial, tamaño 12).

La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.

El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de que se utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual aldel original (75grs.).

La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.

Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en computador.

La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio.

Para garantizar la permanencia de lainformación contenida en papel térmico se debe fotocopiar.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca debe afectarse los documentos con este procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos.

El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deteriorodel documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel entre el documento y el gancho.

Los documentos legales se elaboran en el formato establecido por la universidad en tamaño oficio.

Uso de mayúsculas y minúsculas

* Las palabras escritas en mayúscula sostenida no se dividen
* Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúsculasostenida, cuando así lo requieran.
* Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato NO se debe exagerar su uso.
* En español, se escriben con minúscula los días, puntos cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo.
* Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias....
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