Instrumentos Administrativos

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Supervisión Educativa 1216.2

1. Instrumentos Administrativos

2.1. Nota Oficial
Definición
El asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los funcionarios públicos.
En la nota oficial se tratan asuntosde menor importancia o menos formales que en el oficio y sin mayor trascendencia.
Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor jerarquía.
Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en cuenta la jerarquía de losfuncionarios, así tenemos:
* Entre funcionarios de mayor jerarquía es muy respetuosa.
* De superior a inferior, tiene cierto don de mando.
* De inferior a superior, debe ser más atenta y respetuosa.

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2.2. Oficio
Definición
Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o diversos funcionarios entre sí, por cuestionesrelativas a sus cargos o funciones. Comunicación escrita sobre asuntos de una oficina pública.
Escrito extendido para comunicarse una autoridad con otras, diversos funcionarios entre sí o subalternos distintos a aquellos a quienes se les debe trasladar una orden o mandato.
Partes o elementos
a) Identificación del documento: Oficio, No. Y referencias
b) Lugar y fecha
c) Identificación de lapersona (autoridad o subalterno) a quien se dirige, tomando en cuenta su título y cargo
d) Saludo
e) Cuerpo o contenido
f) Despedida
g) Firma, cargo y sello de quien lo dirige
Características
* Generalmente se utiliza para informar o responder alguna disposición relacionada al servicio
* Las autoridades educativas o empleados de este sector, pueden enviar oficios, según seconsidere conveniente para solicitar, rendir informes, transmitir disposiciones u órdenes, etc.
* Los encargados o trabajadores de las oficinas públicas pueden comunicar sus asuntos a través de un oficio.
Clases o tipos
El oficio es una comunicación escrita, que puede abordar asuntos públicos o privados

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2.3. Providencia
Definición
Prevención,preparativos de lo necesario o conducente a un fin o logro. Medida o disposición que se toma para remediar un mal o daño.
Resolución judicial no fundada expresamente, que decide sobre cuestiones de trámite y peticiones secundarias o accidentales.

Partes o elementos
a) Encabezado: identifica a la oficina administrativa o institución que la formula. Va incompleta la primera palabra,omitiéndole la primera sílaba, escrito todo con mayúsculas. Seguidamente se escribe el nombre del lugar, municipio, departamento y fecha escrita con letras.
b) Asunto: es un resumen de la situación, se escribe a partir del centro de la hoja, en minúsculas y a renglón cerrado, a cuatro espacios del encabezado. Se escribe el nombre del solicitante, cargo, dependencia donde labora, motivos que expone y lapetición presentada. Si el solicitante no labora, se anotan sus datos generales.
c) Número de Orden de la providencia: se anota al margen izquierdo de la hoja. A la par del número, se anotan las referencias en letra mayúsculas las siglas del jefe y separadas con diagonal y en minúsculas las de la secretaria.
d) Orden, decisión o disposición de lo que procede:
Autoridad a quien sedirige la providencia y su sede.
Opinión, decisión o disposición favorable o desfavorable de la autoridad que la emite (trasladar, agregar, a los antecedentes, archivos, etc.).
e) Firma, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que la dicta.
f) Sello de la institución.

Características
* Como es parte de un trámite, las hojas que conforman el expediente deben estar debidamente...
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