Instrumentos notariales

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INTRODUCCIÓN

Según el artículo 23 de La Ley del Notariado los instrumentos públicos notariales son aquellos en que el notario, a solicitud de parte requirente o por mandato legal, extiende o autoriza en ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley.

La mencionada Ley señala en sus artículos 25 y 26 que los instrumentos públicos notarialesotorgados con arreglo a lo dispuesto en la ley, producen fe respecto a la realización del acto jurídico y de los hechos y circunstancias que el notario presencie; sin embargo cabe aclarar que la mera certificación sobrepuesta en un documento privado no lo convierte en público, ya que éste mantiene la naturaleza de quienes son sus autores (persona distinta al notario). Por ello la intervención delnotario convierte en público exclusivamente el ámbito sobre el cual recae la fe pública, pero no todo el instrumento.

Nuestra normatividad clasifica los instrumentos notariales en: Instrumentos Públicos Protocorales y Documentos Públicos Extraprotocolares. Los instrumentos protocolares son aquellos que se incorporan al protocolo, y que normalmente sirve para documentar actos jurídicos a través deescrituras públicas; sin embargo, se admite que en el protocolo también se incorporen actas cuando el requirente lo solicite. Los instrumentos extraprotocolares son aquellos documentos redactados y de autoría de particulares (instrumentos privados), sobre los que se atesta una certificación notarial determinada a cierto ámbito de la fe pública.

INSTRUMENTOS PÚBLICOS PROTOCOLARES

I.DEFINICIÓN

Los Instrumentos Públicos Protocolares son aquellos que se incluyen en el protocolo del notario, en riguroso orden cronológico y formando tomos que serán numerados y custodiados en el archivo notarial. El artículo 25 de la Ley del Notariado señala que son instrumentos protocolares las escrituras públicas y las demás actas que el notario incorpora al protocolo, y el que se encuentraobligado a conservar.

Al respecto, cabe hacer la diferencia entre escrituras públicas y actas, Núñez Lagos advierte que las escrituras tienen por contenido una declaración de voluntad, un negocio jurídico, mientras que las actas recogen un mero hecho que típicamente no es declaración de voluntad.

II. EL PROTOCOLO NOTARIAL

La Ley de Notariado define al protocolo notarial como lacolección ordenada y cronológica de registros en los que el notario extiende los instrumentos Públicos Protocolares con arreglo a ley.

1. Registros del Protocolo Notarial

El registro está compuesto por cincuenta fojas enumeradas y ordenadas correlativamente, debe ser autorizado antes de su utilización por el Colegio notarial. Por cada diez registros se forma un tomo, el que debe encuadernarse yempastarse en el semestre siguiente a su utilización, los que serán numerados en orden correlativo.

EL artículo 37 de la Ley del Notariado señala los registros que conforman el protocolo notarial, los cuales se ordena y empasta en forma separada:

a. Registro de escrituras públicas.- Es aquel en que se extienden escrituras, protocolizaciones y las actas que la ley determina.

Laescritura pública es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario, que contiene uno o más actos jurídicos. La protocolización es la incorporación al registro de escrituras de los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen con la finalidad de custodiar y conservar estos documentos en el archivo del notario, quien luego de ello podrá expedircopias o traslados. Por otro lado, las actas se extienden generalmente para comprobar hechos por parte del notario, y en forma ordinaria son instrumentos extra-protocolares, aunque por excepción pueden incorporarse al protocolo normalmente para efectos de conservación del documento. Según el arto 50 LN, en el registro de escrituras públicas puede extenderse solamente las actas que señala la ley,...
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