Integración del control presupuestal

INTEGRACION DEL CONTROL PRESUPUESTAL
La responsabilidad de la elaboración del Control Presupuestal se delega en una persona que habrá de fungir como Director del mismo.
El director del Presupuesto deberá ser alguien que posea amplios conocimientos y experiencia sobre la Empresa y en este tipo de trabajos, necesita estar compenetrado del Sistema Contable de la Entidad, su organización,operaciones que práctica, problemas en la administración, etc.
Cabe aclarar que el Director del Presupuesto necesita de la colaboración de todo el personal de la compañía, para lo cual es conveniente que los ejecutivos tengan bajo su cargo las principales funciones, como sigue:
* Director o Gerente General
* Director de Finanzas o Contralor
* Gerente de Ventas y Mercadotecnia
* Gerente deProducción o Superintendente
Los cuatro forman el Comité de presupuestos, quien además puede incluir jefef de importancia como: el del Personal y el de Compras.
El Director de presupuesto tiene múltiple funciones y las principales son:
* Formular el presupuesto general, así como preparar estados proforma y presupuestados
* Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones e investigarsus causas
* Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.
* Aprobar el diseño de las formas que se utilizaran
* Elaborar manuales o instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios
* Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizados, hacer las correcciones pertinentes y a tiempo.
* Informar oportunamente a sus supervisores y al Comité de Presupuestos
*Centrar sobre el las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.
Las funciones sobresalientes del Comité son:
* Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos departamentales
* Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales
* Presentar los presupuestos a autorización al gerente General y este al Consejo de Administración.

DURACION
Es importante precisarel periodo de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan mas de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales o semestrales.
MECANICA
Una vez que se ha establecido el período presupuestario, la selección del personal que deberá trabajar en la elaboracióndel presupuesto y el estudio para su conexión con el sistema contable, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que se comuniquen las perspectivas y los objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y atractivo sobre las ventajas que se derivaran para todos.
FASES
Todo estudio sistemático requiere de un orden en su desarrollo,respecto al control del Sistema Presupuestal, las etapas son:
1. Previsión
2. Planeación
3. Formulación
4. Aprobación
5. Ejecución y coordinación
6. Control
7. Evaluación
MANUAL
El manual del Control Presupuestal, tiene mucha similitud con los manuales o los instructivos de contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, lasoperaciones, etc., de la empresa.
Dicho Manual debe contener en forma detallada:
A. Las bases, los propósitos y los funcionamientos del sistema de presupuestos, asi como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento
B. El periodo que abarcara el presupuesto
C. La organización necesaria para su administración
D. Los procedimientos para formular los presupuestos
E. Elinstructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el establecimiento de los informes del presupuesto.
F. Graficas adecuadas a cada nivel mostrando los presupuestos que se van a elaborar.
G. Obligaciones del Director del Presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos
H. Procedimientos a seguir para la elaboración y la revisión de las estimaciones...