Inventario Fisico

1. ANTECEDENTES GENERALES

Dentro de los controles administrativos establecidos en la empresa GISMART S.R.L., periódicamente es necesario establecer la exactitud de los movimientos y de los saldos de inventario registrados en el sistema SAI v.4.0, contra las existencias físicas, con el objeto de determinar si se realiza debidamente el o los registros de salidas e ingresos o existen errores quese hubieran podido cometer.

Asimismo, este control físico de existencias o levantamiento del inventario, será una herramienta de apoyo que permitirá al sistema contable registrar datos físicos valorados reales, para el cierre de gestión como apoyo a los estados financieros.

Finalmente para la toma de inventarios dentro de la empresa y considerando las características y naturaleza de losAlmacenes, se ha adoptado el Sistema de “Inventario Físico Total”, que es la verificación que se realiza tomando como muestra la TOTALIDAD, de las existencias en el almacén debiendo practicarse como mínimo un inventario al final de la gestión, a fin de analizar y ajustar diferencias, registros y documentación de respaldo inadecuadamente manejados si el caso fuera.

2. AREAS COMPROMETIDAS EN LAREALIZACIÓN

✓ Almacenes Centrales: Rio Seco, Central 2 y Central 3
✓ Casa Matriz: Almacenes Tiquina
✓ Sucursales: El Alto, Murillo y Miraflores
✓ Departamento Administrativo Financiero
✓ Departamento de Control de Stock y Gestión de Almacenes

2.1 Almacenes Centrales y/o Sucursales:


• Los encargados y sub encargados de cada uno de losalmacenes serán responsables, como tarea previa al levantamiento físico (pre-inventario) del ordenamiento de los materiales para facilitar el conteo, organizando los productos para la localización rápida y efectiva (ubicaciones). Asimismo, es conveniente que estén debidamente codificados ya que el código evita errores, omisiones o pérdida de tiempo, teniendo en cuenta que cada código representa únicamentea un producto.
• El ordenamiento deberá ser demarcado por rubros o grupos de productos.
• Los registros en el sistema SAI, deben estar al día con el movimiento de ingreso y egreso de materiales.
• La documentación debidamente autorizada correspondiente a ingresos de materiales, sea cual fuere la modalidad, notas de pedido, notas de devolución, ingresos por importaciones o compra local yegreso de mercaderías u otra documentación de respaldo, deberán estar debidamente archivados y actualizados, cronológica y correlativamente ordenados con la finalidad de que dicha documentación pueda ser verificada en cualquier momento por el Supervisor del inventario.
• Deberán coadyuvar en el proceso de recuento como guías para la identificación, la ubicación y otros aspectos de los materialescon el fin de agilizar el trabajo.

2.2 Departamento de Control de Stock y gestión de Almacenes:

• Planificará las tareas de inventario, en coordinación con Gerencia General determinando las fechas del levantamiento físico de existencias y preparando el pre inventario.
• Controlar el cumplimiento del Instructivo, sobre el levantamiento físico de existencias.
• Realizará la selección delpersonal con conocimiento de los productos que maneja la empresa y conocimiento de las tareas a realizar para conformar equipos de trabajo.
• Supervisará la totalidad del levantamiento del inventario a fin de medir el grado de cumplimiento de los procedimientos.
• Establecerá mecanismos de control a fin de seguir el desarrollo secuencial del programa.
• Realizará el seguimiento al trabajo delos almacenes (Centrales y Sucursales), hasta la emisión del informe final en detalle del inventario realizado.
• En coordinación con los encargados y/o responsables de cada almacén, deberá prever la relación entre los registros y las existencias físicas, con el fin de determinar las causas posibles de diferencias existentes.

2.3 Departamento Administrativo Financiero

• De acuerdo a las...