Irregularidades en el control interno

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Caso Práctico

La sociedad Comercializadora y Distribuidora Frutos del País Ltda. Se constituyó hace tan sólo tres años. Su actividad se desarrolla en el ámbito de siembra, cosecha y comercialización de frutas y hortalizas. Desde su constitución y a hasta la fecha se generó un aumento explosivo de la cantidad de personal utilizado en los periodos de siembra y cosecha, llegando a utilizaruna dotación de 300 personas en promedio, alrededor del 70% corresponden a mujeres entre 18 y 35 años de edad, de las cuales y según las estadísticas de los dos últimos años ha habido un incremento de las mujeres con niños menores de dos años de edad y otras embarazadas durante el desarrollo de las faenas, llegando a representar un 25%.
Debido a su reducido período de vida, el personaladministrativo trabajando para la
Empresa es el siguiente:

|Cargos |Funciones |
|1 Socio |Administración General |
|1 Administrador|Contabilidad - Cajero Administración -ventas en local |
|1 Encargado de sueldos |Contratos, sueldos, liquidaciones. |
|1 Secretaria |Atención oficina administrativa |

a).- La sociedad desarrolla sus faenas a 30 kilómetros dela ciudad más cercana.
b).- Constitución de la caja: Debido a la lejanía del Banco con el que opera la empresa, el socio ha creado un fondo de caja de $ 1.500.000 para efectuar las siguientes operaciones:
• Pago al contado de algunos proveedores que lo exigen a la entrega del pedido
• Solicitudes anticipos trabajadores
• Anticipos para viajes del socio
• Pago Movilizaciónde la secretaria
• Pago de gastos como correo, sobres, material oficina, comidas, etc.
c).- La secretaria recibe toda la correspondencia de bancos, clientes, proveedores u otros
organismos para su contabilización, control y seguimiento.
d).- Reposición de fondos de caja:
• El administrador tiene dada la orden del socio de que los cobros que se efectúen en las
oficinas seingresen a caja de la sociedad como reposición de fondos.
• El socio entrega en ocasiones al administrador cheques al portador para su cobro en
ventanilla e ingreso a caja.
• El administrador dispone de una pequeña caja fuerte en la que guarda los cheques que
recibe por correo, comprobante de anticipos y los que le entrega el socio para reponer fondos.
• Arqueos de caja: Eladministrador efectúa algunos arqueos de caja cuando dispone de
tiempo y comprueba la diferencia aproximada que tiene el saldo contable con el de caja.
e).- Cancelación de los justificantes: El administrador mantiene una carpeta con la documentación pendiente de contabilizar, y una vez registrada la archiva directamente.
f).- Agrupación de los gastos: El administrador agrupa los comprobantes gastos,sumando dos veces dichos comprobantes en una calculadora sin tira de papel y efectúa un único asiento mensual para cada uno de los gastos.
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Área Administración y Negocios
Control Interno, Contador Auditor
Debido a la etapa de promoción en la que se encuentra la sociedad, los gastos de restaurantes son elevados.
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