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PROYECTO SOCIEDAD LIBRE DE PAPELES
FASE N.°1: ARCHIVISTICA

PROYECTO DE LEY - BORRADOR

PROYECTO DE LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTAN NORMAS GENERALES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS NACIONALES, PRIVADOS CON FUNCIÓN ESTATAL Y PRIVADOS.

I.

OBJETO, AMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES

El objetivo de la presente ley es la de fijar normas para formar, organizar, clasificar,guardar, manejar, evaluar y disponer, así como para facilitar el acceso y consulta de documentos existentes en las oficinas de la República y velar por la conservación adecuada de los fondos documentales del país en cuanto éstos constituyen parte valiosa del acervo cultural panameño.

Esta Ley es aplicable a todos los órganos del estado, así como a las dependencias provinciales, municipales,entidades autónomas y semi autónomas, entes privados que presten un servicio público y a entes privados que se acojan a la presente ley para el manejo de sus archivos empresariales o personales.

Se establecen las siguientes definiciones fundamentales para el adecuado manejo de ésta Ley:

1) Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un procesonatural por una persona, empresa o entidad pública, autónoma o semi autónoma, en el transcurso de su gestión, que sirve como testimonio e información no sólo para la persona, empresa o institución que lo produce sino también para los ciudadanos en general y como fuente histórica.

2) Archivo Nacional: entidad oficial encargada de custodiar todos los archivos de la Nación, de las Provincias y delos municipios, entidades autónomas y semi autónomas, entes privados que presten un servicio público y a entes privados que se acojan a la presente ley, de modo que puedan ser conservados y metódicamente ordenados para hacer fácil su consulta y estudio y garante de la integridad, autenticidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo.

3) Archivos nacionales: Comprenden todos losarchivos de la nación, incluyendo las provincias, municipios, entidades autónomas y semi autónomas.

4) Archivos no estatales: Comprenden los de las instituciones que no pertenecen a la nación pero que sin embargo, forman parte de la historia, así como las entidades privadas que prestan función pública y las entidades privadas que se acojan a la presente ley.

5) Catalogo: Instrumento debúsqueda y referencia que se informa sobre una materia u objeto específico.

6) Digitalización: Es el proceso de conversión de documentos físicos en forma de imágenes digitales.

7) Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

8) Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgosy características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

9) Fondos: son todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo.

10) Fondo documental: Es la mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los documentos de una sola procedencia y se compone de series y piezasdocumentales.

11) Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento a su eliminación o conservación permanente y hasta su divulgación.

12) Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación desde el momento de suproducción hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

13) Microfilmación: Consiste en reproducir en películas fotográficas un documento físico.

14) Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

15) Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados ya sea...