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La palabra archivo, deriva del latín “archivium”, que significa el local en el que se custodian documentos públicos o particulares.
Es el conjunto de documentos e información de toda especie, ordenada de manera racional y adecuadamente registrada y conservada, con el fin de divulgar o prestar información. Siendo el archivo de cualquier empresa o entidad una fuente de registro y conservación detoda la información de interés vital para la organización, este debe ser rodanizado de tal forma que provea, con la mayor precisión posible, elementos informativos de asesoramiento.
Otras Definiciones
1. El archivo es un instrumento creado para recoger ordenadamente los documentos en que constan los datos y las informaciones de interés para la empresa, para asegurar su perfecta conservación ypara permitir su rápida consulta por parte de los diversos sectores de la misma.
2. Son documentos… diseñados o usados en el curso de una transacción ejecutiva o administrativa (ya sea publica o privada) de la que (ellos) formaban parte, y por consiguiente bajo su propia custodia, para su propia información por la persona o personas responsables de esa transacción y sus legítimos sucesores.3. Es la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una institución o por un individuo y que son preservados para la realización de sus propósitos culturales, legales o políticos por tal institución o individuo.
4. Es el total de los papeles y documentos que resultan de actividades mercantiles o legales de un cuerpo legal o físico que se intenta parasu preservación en un lugar particular como recursos o evidencias del pasado.

El archivo es una memoria viva de la empresa. Tiene participación constante en su vida. Es un centro activo de información. Es uninstrumento de control funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones.
La finalidad principal de un archivo, ya sea pequeño, mediano o grande, es: registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera que permita su localización lo mas rápidamente posible, siempre que fuere necesario.
Un archivo desorganizado dificulta el sistema administrativo de una instituciónporque hay dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el masa modesto empleado, hasta el mas alto dirigente.
Archivar no quiere decir simplemente guardas correspondencia y documentos para quitárnoslos de enfrente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente documentos y correspondencia de modo que puedan ser localizados rápidamente cuando sea necesario.

Origen
A partir del año 1455,cuando Gutemberg, perfecciono la imprenta, se produjo una serie de escritos de toda especie, como los tratados comerciales, internacionales, políticos religioso, artísticos, filosóficos, etc. Esto creo un crecimiento de documentos y dio origen al archivo.
La primera definición del archivo la dieron los holandeses en 1898, “es el material que conserva una institución organizada, como prueba dederecho y elemento de consulta.”

Es importante que desde su ingreso a la institución, todo papel, carta o documento siga, para su cuidado y control, ciertos pasos previos antes de archivarlos.
La experiencia ha demostrado la necesidad de establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y archivados regularmente y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma paracualquier clase de oficina.
Cualquiera que sea la organización establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el documento llega a la oficina, es el siguiente:
1. Abrir cuidadosamente el sobre sin dañar el documento que contiene. Estampar al documento el sello de recibido que debe contener; nombre de la oficina, fecha y hora de recepción.
2. Antes de tirar el sobre, cerciorarse de...