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MATERIALES, MOBILIARIO Y EQUIPO UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
MATERIALES
Los archivos de gestión del Patronato Nacional de la Infancia, para realizar las funcionesarchivísticas, deben contar con los siguientes materiales:
Carpetas: Confeccionadas en cartulina original (manila), con capacidad aproximada para conservar 100 folios o piezas documentales. Se deben utilizar en elarchivo de gestión, carpetas individuales, donde se conservan documentos de las unidades administrativas que conforman el sistema de clasificación.
Carpetas colgantes: Confeccionadas en cartulinade manila u otro material resistente, con un gancho de metal, el cual la sostiene cuando se coloca en el archivador y cuelga del marco de la gaveta. También pueden ser utilizadas como guías, aldividirse éstas en dos guías cortando una carpeta colgante en el lomo inferior de la misma.
Pestañas: Es la parte que sobresale en la carpeta de manila o colgante. Sirve para identificar la carpeta y sucontenido en los sistemas de archivo. En ella se imprime el rótulo correspondiente de acuerdo con el contenido del soporte.
Marbetes: Son tiras de cartulina o cintas de papel engomado que se adhierena las pestañas para titular las carpetas. Se fabrican en tiras adhesivas o en rollos continuos en gran variedad de colores y diseños de notable belleza.
Guías: Son cartulinas o cartones de manilaque utilizará cada encargado del archivo de gestión del Patronato Nacional de la Infancia, para separar distintos grupos de documentos dentro de una gaveta.
En la gaveta de un archivador puedenestablecerse diferentes tipos de guías como las siguientes:
- Principales: Dividen el contenido de las gavetas en secciones.
- Secundarias: Subdividen el contenido de las secciones.
Las guíasprincipales dentro del cuadro de clasificación de Archivos de Gestión del Patronato Nacional de la Infancia, serán las que se encuentran en la primera posición y la posición central, las secundarias estarán...
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